Jinsi ya kuajiri kampuni ya utayarishaji wa video: maswali ya kuuliza

Kuchagua kampuni ya video huanza kabla hujawasiliana na mtu yeyote. Maelezo ya kazi ya ukurasa mmoja au kurasa mbili, au ombi rasmi la mapendekezo (RFP) ikiwa kanuni zenu za ununuzi zinalitaka, huipa kila kampuni taarifa zile zile na hufanya majibu yao yaweze kulinganishwa. Pia hulazimisha timu yako mwenyewe kukubaliana kuhusu jinsi mafanikio yatakavyoonekana.

Maelezo mazuri ya kazi hujibu maswali matano: filamu ni kwa ajili ya nani, unataka wafikiri au wafanye nini baada ya kuitazama, inapaswa kutumia hadithi au programu zipi, itaonyeshwa wapi, na lazima iwe tayari lini. Ongeza mchakato wenu wa kuidhinisha na kanuni zozote za wafadhili kuhusu utambulisho wa chapa. Acha mwelekeo wa kibunifu wazi, kwa sababu huo ndio unaoziomba kampuni zipendekeze.

• Hadhira na lengo
• Programu, maeneo na watu wanaotarajiwa kuonekana
• Njia za usambazaji na matoleo yanayohitajika (maonyesho kwenye tukio, mitandao ya kijamii, tovuti)
• Tarehe ya mwisho na tarehe muhimu
• Nani anaidhinisha hati ya filamu, toleo la awali la uhariri na toleo la mwisho
• Masharti ya utambulisho wa chapa, uonekanaji na lugha

Amua jinsi utakavyopima mapendekezo kabla hayajawasili. Mwongozo wa ununuzi wa Umoja wa Mataifa unaeleza kuwa upimaji kwa alama zenye uzito kwa kawaida hutumika wakati wa kununua huduma, na kwamba chini ya RFP pendekezo la kiufundi hutathminiwa kwanza na kando na lile la kifedha.¹ Mwongozo huo huo unasema kuwa ofa ya kifedha kwa kawaida hupewa kati ya asilimia 15 na 50 ya uzito wote, ili ubora ubebe sehemu kubwa zaidi ya uamuzi.¹

Kwa kazi za video, vigezo vya kiufundi vinavyofaa ni pamoja na uelewa wa maelezo ya kazi, mbinu ya usimulizi inayopendekezwa, kazi husika za awali, timu itakayofanya upigaji picha na uhariri yenyewe, na mpango wa ridhaa na mipango ya kiutendaji. Omba mwelekeo mfupi wa kibunifu (treatment), si hati kamili. Kudai kazi ya kibunifu bila malipo mapema si haki kwa kampuni ndogo, na mara chache hukueleza mengi.

Showreel ni mikusanyiko ya vipande bora vilivyohaririwa, na mara chache huonyesha jinsi kampuni inavyofanya kazi na wateja au washiriki. Badala yake, omba kuona filamu mbili au tatu kamili zilizotengenezwa kwa ajili ya mashirika kama lako, na uliza kampuni ilifanya nini katika kila moja. Kisha omba watoa marejeo na uwapigie simu.

Unapozungumza na mtoa marejeo, uliza maswali ya kivitendo: je, filamu iliwasilishwa kwa wakati, ilihitaji awamu ngapi za marekebisho, timu ya upigaji picha ilienendaje mbele ya washiriki na washirika, na je, wangeiajiri kampuni hiyo tena. Katika uzoefu wetu, tumeona kwamba jinsi timu inavyoshughulikia matatizo hukueleza mengi zaidi kuliko kazi yake bora zaidi.

• Nani hasa ataongoza, kurekodi na kuhariri mradi wetu?
• Tunaweza kuona filamu mbili kamili mlizotengeneza kwa wateja wanaofanana nasi?
• Mngefanya nini tofauti kwenye maelezo haya ya kazi, na kwa nini?
• Ni awamu ngapi za marekebisho zimejumuishwa, na katika hatua zipi?
• Tunaweza kuzungumza na wateja wenu wawili wa hivi karibuni?

Kampuni yoyote inayorekodi watu halisi kwa niaba yako inakuwakilisha. Bond inaieleza ridhaa ya kufahamu kuwa msingi mkuu wa ukusanyaji wa maudhui kwa maadili, na inasema wachangiaji wanapaswa kuelewa kwa nini maudhui yanakusanywa, yatatumika kwa ajili ya nini, na yatasambazwa vipi na wapi.² Omba kuona fomu ya ridhaa ambayo kampuni inatumia na kama inapatikana katika lugha za watu wanaorekodiwa.

Uliza ridhaa hudumu kwa muda gani. Miongozo ya Bond inapendekeza kuwaeleza wachangiaji kwamba picha na hadithi zao zitatumika kwa kipindi maalum, kwa kawaida miaka mitatu hadi mitano, na baada ya hapo wataombwa ridhaa tena.² Uliza pia fomu zilizosainiwa zinahifadhiwa wapi. Kumbukumbu za ridhaa zina majina na taarifa za mawasiliano, na lazima zihifadhiwe kwa usalama.² Mwisho, uliza timu hufanya nini inaporekodi watoto, na nani katika timu anahusika na ulinzi dhidi ya madhara.

Mashirika mengi hudhani kwamba kulipia filamu kunamaanisha kuimiliki. Hilo si kweli kila wakati. Kwa mfano, nchini Uingereza, mtu au shirika lililotengeneza kazi kwa kawaida ndiye mmiliki wa kwanza wa hakimiliki yake, si yule aliyeiagiza, isipokuwa mkubaliane vinginevyo kwa maandishi.³ Kanuni hutofautiana kati ya nchi na nchi, kwa hiyo njia salama zaidi kila mahali ni kuamua suala la umiliki ndani ya mkataba.

Uliza kama filamu iliyokamilika itakuwa mali yako kamili au utapokea leseni, na kama ni leseni, kwa muda gani na katika maeneo gani. Uliza nani anamiliki picha ghafi za video na picha mnato, kama kampuni inaweza kutumia vipande vyake katika showreel yake, na jinsi muziki wenye leseni unavyoshughulikiwa. Leseni ya muziki inayoisha baada ya mwaka mmoja inaweza kukulazimisha kuiondoa filamu mtandaoni.

Kubalianeni kwa maandishi kuhusu kazi zitakazowasilishwa kabla upigaji picha haujaanza. Orodhesha kila toleo, urefu wake, uwiano wake wa skrini (aspect ratio) na lugha zake. Uliza kama utapokea mafaili ya mradi, picha ghafi za video na seti ya picha mnato, katika muundo gani, na kampuni huhifadhi nakala za kumbukumbu kwa muda gani.

Jumuisha ufikivu katika maelezo ya kazi badala ya kuuongeza mwishoni. Mpango wa Ufikivu wa Mtandao wa W3C (WAI) unashauri kupanga ufikivu tangu mwanzo kabisa wa mradi, na unaeleza kuwa maelezo jumuishi ya picha (integrated description) yanapaswa kuingizwa kwenye hati kabla ya upigaji picha.⁴ Omba manukuu sahihi katika kila lugha, pamoja na nakala ya maandishi ya mazungumzo. Manukuu hufanya mazungumzo na sauti nyingine zipatikane kwa Viziwi na watu wasiosikia vizuri, na W3C inaeleza kuwa maudhui yanayofikika huleta manufaa kwa kila mtu katika hali mbalimbali.⁴

Uliza nani anahusika na vibali, safari na uratibu wa kazi uwanjani, na uliweke hilo wazi katika mkataba. Nchini Rwanda, upigaji picha wa filamu za hali halisi na za kubuni hadharani unahitaji kibali cha kupiga picha na kurekodi video, kinachoombwa kupitia IremboGov na kutolewa na Wizara ya Vijana, na muda wake wa kushughulikiwa uliotajwa ni siku nne.⁵ Kampuni ambayo haijazingatia hili katika ratiba yake inaweza kupoteza siku za kurekodi.

Uliza timu itasafiri vipi, nani atatafsiri mahojiano, na nini kitatokea iwapo hali ya hewa, usalama au mkutano uliofutwa utavuruga siku ya kurekodi. Mshirika mzuri wa utayarishaji atakuwa amejibu maswali mengi kati ya haya katika pendekezo lake bila kuulizwa.

• Maelezo ya kazi au RFP yenye hadhira, lengo, matoleo na tarehe ya mwisho
• Vigezo vya upimaji vimekubaliwa kabla mapendekezo hayajawasili
• Filamu mbili kamili za mfano zimepitiwa
• Watoa marejeo wawili wamepigiwa simu
• Fomu ya ridhaa na mtazamo wa ulinzi dhidi ya madhara vimekaguliwa
• Umiliki wa picha za video, muziki na picha mnato umekubaliwa kwa maandishi
• Kazi zitakazowasilishwa, manukuu na makabidhiano ya mafaili vimeorodheshwa katika mkataba
• Majukumu ya vibali na mipango ya kazi uwanjani yamegawiwa