Comment choisir une société de production vidéo : les questions à poser

Le choix d’une agence vidéo commence avant même de contacter qui que ce soit. Un cahier des charges d’une ou deux pages, ou une demande de propositions en bonne et due forme si vos règles d’achat l’exigent, donne à chaque société les mêmes informations et rend leurs réponses comparables. Il oblige aussi votre propre équipe à s’accorder sur ce qu’est la réussite.

Un bon cahier des charges répond à cinq questions : à qui s’adresse le film, ce que le public doit penser ou faire après l’avoir vu, sur quels récits ou programmes il doit s’appuyer, où il sera diffusé et pour quand il doit être prêt. Ajoutez votre circuit de validation et les éventuelles règles de visibilité des bailleurs de fonds. Laissez ouverte l’approche créative : c’est précisément ce que vous demandez aux sociétés de proposer.

• Public et objectif
• Programmes, lieux et personnes susceptibles d’apparaître
• Canaux de diffusion et versions nécessaires (projection lors d’un événement, réseaux sociaux, site web)
• Échéance et dates clés
• Personnes chargées de valider le scénario, le premier montage et le montage final
• Exigences en matière d’identité visuelle, de visibilité et de langues

Fixez votre méthode de notation avant de recevoir les propositions. Le guide des Nations Unies sur les méthodes d’évaluation des achats indique que la notation pondérée est généralement utilisée pour l’achat de services et que, dans le cadre d’une demande de propositions, la proposition technique est évaluée en premier, séparément de l’offre financière.¹ Le même guide précise que l’offre financière se voit généralement attribuer entre 15 et 50 % de la pondération, afin que la qualité pèse davantage dans la décision.¹

Pour un projet vidéo, les critères techniques pertinents comprennent la compréhension du cahier des charges, l’approche narrative proposée, les réalisations antérieures comparables, l’équipe qui assurera réellement le tournage et le montage, et le dispositif prévu pour le consentement et la logistique. Demandez une courte note d’intention, pas un scénario complet. Exiger un travail créatif gratuit en amont est injuste pour les petites structures et apporte rarement des informations utiles.

Une bande démo est un montage des meilleurs moments : elle montre rarement comment une société travaille avec ses clients ou avec les personnes filmées. Demandez plutôt à voir deux ou trois films complets réalisés pour des organisations comparables à la vôtre, et demandez quel rôle la société a joué sur chacun d’eux. Demandez ensuite des références, et appelez-les.

Lorsque vous contactez une référence, posez des questions concrètes : le film a-t-il été livré dans les délais, combien de séries de corrections a-t-il fallu, comment l’équipe s’est-elle comportée avec les participants et les partenaires, et ferait-elle de nouveau appel à cette société ? D’après notre propre expérience, la façon dont une équipe gère les difficultés en dit plus long que sa meilleure réalisation.

• Qui, précisément, assurera la réalisation, le tournage et le montage de notre projet ?
• Pouvons-nous voir deux films complets réalisés pour des clients similaires ?
• Que feriez-vous différemment pour ce cahier des charges, et pourquoi ?
• Combien de séries de corrections sont comprises, et à quelles étapes ?
• Pouvons-nous parler à deux clients récents ?

Toute société qui filme des personnes réelles pour votre compte vous représente. Bond décrit le consentement éclairé comme la pierre angulaire d’une collecte de contenus éthique, et précise que les contributeurs doivent comprendre pourquoi le contenu est recueilli, à quoi il servira, et comment et où il sera diffusé.² Demandez à voir le formulaire de consentement utilisé par la société et vérifiez s’il existe dans les langues des personnes filmées.

Demandez combien de temps le consentement reste valable. Les lignes directrices de Bond suggèrent d’indiquer aux contributeurs que leur image et leur histoire seront utilisées pendant une période déterminée, normalement de trois à cinq ans, au terme de laquelle leur accord leur sera de nouveau demandé.² Demandez aussi où sont conservés les formulaires signés. Les registres de consentement contiennent des noms et des coordonnées et doivent être conservés en lieu sûr.² Enfin, demandez comment l’équipe procède lorsqu’elle filme des enfants, et qui, au sein de l’équipe, est responsable de la protection des personnes (safeguarding).

Beaucoup d’organisations pensent que payer un film suffit à en devenir propriétaire. Ce n’est pas toujours le cas. Au Royaume-Uni, par exemple, la personne ou l’organisation qui a créé une œuvre en est généralement le premier titulaire du droit d’auteur, et non le commanditaire, sauf accord écrit contraire.³ Les règles varient d’un pays à l’autre : partout, la solution la plus sûre consiste à régler la question de la propriété dans le contrat.

Demandez si vous serez pleinement propriétaire du film fini ou si vous recevrez une licence, et dans ce cas pour quelle durée et sur quels territoires. Demandez à qui appartiennent les rushes et les photographies, si la société peut utiliser des extraits dans sa propre bande démo, et comment la musique sous licence est couverte. Une licence musicale qui expire au bout d’un an peut vous obliger à retirer un film de la diffusion en ligne.

Convenez des livrables par écrit avant le début du tournage. Énumérez chaque version, sa durée, son format d’image et ses langues. Demandez si vous recevrez les fichiers de projet, les rushes et une sélection d’images fixes, sous quel format, et pendant combien de temps la société conserve des archives.

Intégrez l’accessibilité au cahier des charges au lieu de l’ajouter à la fin. L’Initiative pour l’accessibilité du Web (WAI) du W3C recommande de prévoir l’accessibilité dès le tout début d’un projet, et souligne que la description intégrée doit figurer dans le scénario avant le tournage.⁴ Demandez des sous-titres fidèles dans chaque langue, ainsi qu’une transcription. Les sous-titres rendent la parole et les autres éléments sonores accessibles aux personnes sourdes ou malentendantes, et le W3C note que des médias accessibles profitent à tous dans de nombreuses situations.⁴

Demandez qui est responsable des permis, des déplacements et de la coordination sur le terrain, et précisez-le dans le contrat. Au Rwanda, le tournage de documentaires et de fictions dans l’espace public exige un permis de prise de vues photo et vidéo, à demander sur IremboGov et délivré par le ministère de la Jeunesse, avec un délai de traitement annoncé de quatre jours.⁵ Une société qui n’a pas intégré cette étape à son calendrier risque de perdre des jours de tournage.

Demandez comment l’équipe se déplacera, qui traduira les entretiens et ce qui se passera si la météo, la sécurité ou l’annulation d’un rendez-vous perturbe une journée de tournage. Un bon partenaire de production aura répondu à la plupart de ces questions dans sa proposition sans qu’on ait à les lui poser.

• Cahier des charges ou demande de propositions précisant le public, l’objectif, les versions et l’échéance
• Critères de notation arrêtés avant la réception des propositions
• Deux films complets examinés à titre d’exemple
• Deux références contactées
• Formulaire de consentement et approche de protection des personnes vérifiés
• Propriété des images, de la musique et des photos convenue par écrit
• Livrables, sous-titres et remise des fichiers inscrits dans le contrat
• Responsabilité des permis et de la logistique sur le terrain attribuée