Sera ya mitandao ya kijamii kwa wafanyakazi: kiolezo cha vitendo

Wafanyakazi wako tayari wako kwenye mitandao ya kijamii, na mara nyingi umma huwaona kama wanaozungumza kwa niaba yako. Sera ya mitandao ya kijamii hugeuza matarajio yasiyoandikwa kuwa kanuni zilizo wazi na za haki. Bila sera, wafanyakazi hubahatisha, mameneja huchukua hatua zisizo na uthabiti, na chapisho moja tu linaweza kugeuka kuwa mgogoro.

Hatari hizi ni halisi. Vyombo vya udhibiti huyachukulia kwa uzito mahusiano yasiyowekwa wazi: Tume ya Biashara ya Shirikisho ya Marekani (FTC) inasema kwamba mtu anayeidhinisha bidhaa anapokuwa mfanyakazi wa mtangazaji, tangazo hilo ni la kupotosha isipokuwa uhusiano huo uwekwe wazi, na kwamba kumtaja mwajiri wako kwenye ukurasa wa wasifu wako hakutoshi.¹ Maudhui pia husambaa mbali zaidi kuliko watu wanavyotarajia. Miongozo ya Bond kuhusu maudhui ya kimaadili inazikumbusha taasisi kwamba picha na hadithi zinaweza kuonwa na mtu yeyote, mahali popote, wakiwemo majirani, familia na waajiri wa wachangiaji.²

Iweke sera fupi kiasi cha kusomeka ndani ya dakika kumi, ikiwezekana kurasa mbili au tatu, pamoja na muhtasari wa ukurasa mmoja. Katika utendaji wetu wenyewe, tumebaini kwamba nyaraka za sera ya mitandao ya kijamii za mashirika yasiyo ya kiserikali hufanya kazi vizuri zaidi zinapofuata muundo rahisi ambao wafanyakazi wanaweza kuupitia haraka. Tumia vichwa hivi kama kiolezo:

• Lengo na wigo: sera inawahusu akina nani, wakiwemo wafanyakazi, washauri, watu wa kujitolea na wanafunzi wa mafunzo kwa vitendo.
• Akaunti rasmi: nani anaweza kuchapisha, kuidhinisha na kujibu, na jinsi ruhusa ya kutumia akaunti inavyosimamiwa.
• Akaunti binafsi: kile ambacho wafanyakazi wanaweza kushiriki kuhusu kazi yao, na kile ambacho hawapaswi kushiriki.
• Usiri na kutoegemea upande wowote wa kisiasa: taarifa na maoni ambayo hayapaswi kuwekwa mtandaoni.
• Watu walio kwenye picha: ridhaa, watoto na data binafsi.
• Uwekaji wazi: kuwa wazi kuhusu mahusiano unapotangaza kazi au bidhaa za taasisi.
• Usalama: nywila, uthibitishaji wa hatua mbili na vifaa vilivyopotea.
• Matukio: nani wa kumjulisha, kwa haraka kiasi gani, na nini kinafuata.

Mteue mmiliki wa kila akaunti rasmi na uweke rejista ya akaunti zote, taarifa za kuingia na watu wenye ruhusa ya kuzitumia. Nywila zinazoshirikiwa kwenye kikundi cha gumzo ni udhaifu wa kawaida: mtu anapoondoka, hakuna anayejua kwa uhakika ni nani bado anaweza kuchapisha.

Majukwaa mengi sasa hutoa ruhusa kulingana na majukumu. Kwa mfano, Organization Accounts za TikTok hukuruhusu kuwaalika wanachama kwa namba ya simu au barua pepe, kumpa mtu jukumu la Admin kwa usimamizi kamili au jukumu la Operator kwa kazi za kila siku, na kuondoa mara moja ruhusa ya mwanachama anapoondoka kwenye timu.³ Tumia vipengele hivi popote vinapopatikana. Kubalianeni njia rahisi ya kuidhinisha machapisho nyeti, kama kauli kuhusu dharura, takwimu au matukio ya kisiasa, na njia ya haraka zaidi kwa maudhui ya kawaida.

Wafanyakazi wana haki ya maisha binafsi mtandaoni, na sera inapaswa kulisema hilo. Kazi yake ni kuweka mipaka michache iliyo wazi, si kudhibiti maoni ya watu. Waombe wafanyakazi waweke wazi kwamba wanajisemea wenyewe, waepuke kushiriki taarifa za siri au ambazo hazijachapishwa, na wawe waangalifu hasa kuhusu mada za kisiasa ikiwa taasisi yako ni ya sekta ya umma, ni chombo cha Umoja wa Mataifa au imejitolea kutoegemea upande wowote.

Wafanyakazi wanapotangaza bidhaa au huduma za taasisi, waombe waweke wazi uhusiano wao katika kila chapisho. FTC inashauri kwamba uwekaji wazi unapaswa kuonekana katika kila chapisho ambalo lingeuhitaji likisomwa peke yake, na kwa lugha ile ile ya uidhinishaji.¹ Mstari mfupi kama "Ninafanya kazi hapa" au "mwajiri wangu" mwanzoni mwa chapisho ni rahisi na wa kweli.

Wafanyakazi walio kwenye ziara za nyanjani mara nyingi huchapisha picha za watu wanaokutana nao. Hapo ndipo sera ya mitandao ya kijamii ina umuhimu mkubwa zaidi. Bond inaiita ridhaa ya kufahamu kuwa msingi mkuu wa utayarishaji wa hadithi kwa maadili, na inasema kwamba bila ushahidi wa ridhaa ya kufahamu, picha hazipaswi kutumika kwa utangazaji au uchangishaji wa fedha.² Miongozo ya UNICEF ya uandishi wa habari kwa maadili inawataka waandishi wasichapishe hadithi au picha ambayo inaweza kumweka hatarini mtoto, ndugu zake au wenzake.⁴

Nchini Rwanda, data binafsi inalindwa na Sheria Na. 058/2021, iliyochapishwa kwenye Gazeti Rasmi tarehe 15 Oktoba 2021 na inayosimamiwa na Mamlaka ya Taifa ya Usalama wa Mtandao (National Cyber Security Authority).⁵ Sheria hiyo inafafanua data binafsi kuwa taarifa yoyote inayomhusu mtu halisi aliyetambuliwa au anayeweza kutambuliwa, na kwa watoto walio chini ya umri wa miaka 16 inataka ridhaa ya mtu mwenye mamlaka ya mzazi.⁶ Kanuni rahisi kwa wafanyakazi: hakuna picha zinazowatambulisha washiriki wa programu kwenye akaunti binafsi isipokuwa ridhaa inaruhusu hivyo.

Makosa yatatokea, kwa hiyo sera inapaswa kurahisisha kuyaripoti bila kulaumiana. Eleza ni nani wafanyakazi wanapaswa kuwasiliana naye wakichapisha kitu kimakosa, wakiona akaunti iliyodukuliwa au ya bandia, au wakipokea jumbe za matusi, pamoja na namba ya simu na barua pepe. Waombe wapige picha za skrini kabla kitu chochote hakijafutwa.

Tofautisha makosa ya nia njema na ukiukaji mkubwa. Masuala mengi yanahitaji masahihisho na mazungumzo, si mchakato wa kinidhamu. Pale ambapo wafanyakazi wanakuwa mabalozi wa kampeni, ushauri wa FTC kwa watangazaji unawahusu waajiri vilevile: kuwa na programu zinazofaa za kuwafunza na kuwafuatilia watu wanaokutangaza, na kuwaeleza kile wanachoweza na wasichoweza kusema.¹

Sera iliyokaa kwenye folda ya pamoja haibadilishi chochote. Itambulishe katika kikao kifupi cha timu kwa mifano halisi, iweke katika mafunzo ya utangulizi kwa wafanyakazi wapya na washauri, na waombe watu wathibitishe kwamba wameisoma. Wape wafanyakazi mtu mahususi wanayeweza kumuuliza kabla ya kuchapisha.

Ipitie sera kila mwaka, au mapema zaidi majukwaa yanapobadilisha vipengele au sheria mpya inapoanza kutumika. Weka kumbukumbu fupi ya matukio na maswali, kwa sababu yanaonyesha sehemu zipi za sera hazieleweki. Lengo ni kuwa na wafanyakazi wenye kujiamini wanaoshiriki kazi yenu kwa fahari na kwa usalama.

• Rejista ya akaunti zote rasmi na watu wenye ruhusa ya kuzitumia
• Ruhusa kulingana na majukumu, uthibitishaji wa hatua mbili, hakuna nywila za pamoja
• Njia ya kuidhinisha machapisho nyeti
• Mipaka iliyo wazi kuhusu taarifa za siri na kutoegemea upande wowote wa kisiasa
• Maneno ya uwekaji wazi kwa wafanyakazi wanaotangaza kazi yenu
• Kanuni za ridhaa kwa picha, kwa uangalifu wa ziada kwa watoto
• Mtu wa kuwasiliana naye na hatua za kuchukua tukio linapotokea, zikiwemo akaunti zilizodukuliwa
• Tarehe ya mapitio ya kila mwaka imewekwa kwenye kalenda