Politique d’utilisation des réseaux sociaux pour le personnel : un modèle pratique

Votre personnel est déjà sur les réseaux sociaux, et le public considère souvent qu’il s’exprime en votre nom. Une politique d’utilisation des réseaux sociaux transforme des attentes implicites en règles claires et équitables. Sans elle, le personnel improvise, les responsables réagissent de façon incohérente et une seule publication peut déclencher une crise.

Les risques sont réels. Les autorités de régulation prennent au sérieux les liens non déclarés : la Commission fédérale du commerce des États-Unis (FTC) indique que lorsqu’une personne qui recommande un produit est employée par l’annonceur, la publicité est trompeuse si ce lien n’est pas clairement signalé, et que mentionner son employeur sur sa page de profil ne suffit pas.¹ Les contenus circulent aussi plus loin qu’on ne le pense. Les lignes directrices de Bond sur les contenus éthiques rappellent aux organisations que les images et les récits peuvent être vus par n’importe qui, n’importe où, y compris par les voisins, les familles et les employeurs des personnes concernées.²

Gardez une politique assez courte pour être lue en dix minutes, idéalement deux ou trois pages, avec une synthèse d’une page. Dans notre pratique, nous constatons que les politiques d’utilisation des réseaux sociaux des ONG fonctionnent le mieux lorsqu’elles suivent une structure simple, dans laquelle le personnel se repère rapidement. Utilisez les rubriques suivantes comme modèle :

• Objet et champ d’application : les personnes visées par la politique, y compris le personnel, les consultants, les bénévoles et les stagiaires.
• Comptes officiels : qui peut publier, valider et répondre, et comment les accès sont gérés.
• Comptes personnels : ce que le personnel peut partager sur son travail, et ce qu’il doit éviter.
• Confidentialité et neutralité politique : les informations et les opinions qui restent hors ligne.
• Personnes photographiées : consentement, enfants et données à caractère personnel.
• Transparence : signaler ses liens lorsqu’on fait la promotion du travail ou des produits de l’organisation.
• Sécurité : mots de passe, validation en deux étapes et appareils perdus.
• Incidents : qui prévenir, dans quel délai et ce qui se passe ensuite.

Désignez un responsable pour chaque compte officiel et tenez un registre de tous les comptes, de leurs identifiants et des personnes qui y ont accès. Les mots de passe partagés dans une discussion de groupe sont une faiblesse courante : lorsqu’une personne s’en va, personne ne sait plus qui peut encore publier.

La plupart des plateformes proposent désormais des accès fondés sur les rôles. Les comptes d’organisation de TikTok, par exemple, permettent d’inviter des membres par numéro de téléphone ou par courriel, d’attribuer un rôle d’administrateur pour la gestion complète ou un rôle d’opérateur pour les tâches courantes, et de retirer instantanément l’accès d’un membre lorsqu’il quitte l’équipe.³ Utilisez ces fonctions partout où elles existent. Convenez d’un circuit de validation simple pour les publications sensibles, comme les déclarations sur des situations d’urgence, des chiffres ou des événements politiques, et d’un circuit plus rapide pour les contenus courants.

Le personnel a droit à une vie privée en ligne, et la politique doit le dire. Son rôle est de fixer quelques limites claires, pas de contrôler les opinions. Demandez aux membres du personnel d’indiquer clairement qu’ils s’expriment en leur nom propre, d’éviter de partager des informations confidentielles ou non publiées et de faire preuve d’une prudence particulière sur les sujets politiques si votre organisation relève du secteur public, appartient au système des Nations Unies ou est tenue à la neutralité.

Lorsque des membres du personnel font la promotion des produits ou services de l’organisation, demandez-leur de signaler ce lien dans chaque publication. La FTC recommande que la mention figure dans chaque publication qui en aurait besoin si elle était vue isolément, et dans la même langue que la recommandation.¹ Une courte mention comme « Je travaille ici » ou « mon employeur » en début de publication est simple et honnête.

Lors des visites de terrain, les membres du personnel publient souvent des photos des personnes qu’ils rencontrent. C’est là qu’une politique d’utilisation des réseaux sociaux compte le plus. Bond qualifie le consentement éclairé de pierre angulaire de la production éthique de récits et estime que, sans preuve de consentement éclairé, les images ne doivent pas servir à la promotion ou à la collecte de fonds.² Les principes de l’UNICEF pour un reportage éthique demandent aux journalistes de ne publier aucun récit ni aucune image susceptible de mettre en danger un enfant, ses frères et sœurs ou ses pairs.⁴

Au Rwanda, les données à caractère personnel sont protégées par la loi n° 058/2021, publiée au Journal officiel le 15 octobre 2021, dont l’application est supervisée par l’Autorité nationale de cybersécurité (NCSA).⁵ La loi définit les données à caractère personnel comme toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable et, pour les enfants de moins de 16 ans, elle exige le consentement du titulaire de l’autorité parentale.⁶ Une règle simple pour le personnel : aucune photo permettant de reconnaître les participants d’un programme sur des comptes personnels, sauf si le consentement le prévoit.

Les erreurs arriveront ; la politique doit donc permettre de les signaler facilement et sans culpabilisation. Indiquez qui le personnel doit contacter s’il publie quelque chose par erreur, repère un compte piraté ou un faux compte, ou reçoit des messages injurieux, avec un numéro de téléphone en plus d’une adresse électronique. Demandez-lui de faire des captures d’écran avant toute suppression.

Distinguez les erreurs de bonne foi des manquements graves. La plupart des problèmes appellent une correction et une discussion, pas une procédure disciplinaire. Lorsque des membres du personnel jouent le rôle d’ambassadeurs d’une campagne, les conseils de la FTC aux annonceurs s’appliquent aussi aux employeurs : mettez en place des programmes raisonnables pour former et suivre les personnes qui font votre promotion, et expliquez-leur ce qu’elles peuvent dire et ne pas dire.¹

Une politique qui dort dans un dossier partagé ne change rien. Présentez-la lors d’une courte séance d’équipe avec des exemples concrets, intégrez-la à l’accueil des nouveaux membres du personnel et des consultants, et demandez à chacun de confirmer qu’il l’a lue. Indiquez au personnel une personne référente à qui poser ses questions avant de publier.

Révisez la politique chaque année, ou plus tôt lorsque les plateformes modifient leurs fonctions ou qu’une nouvelle loi s’applique. Tenez un bref registre des incidents et des questions, car ils montrent quelles parties de la politique manquent de clarté. L’objectif est un personnel confiant, qui partage votre travail avec fierté et en toute sécurité.

• Un registre de tous les comptes officiels et des personnes qui y ont accès
• Des accès fondés sur les rôles, la validation en deux étapes et aucun mot de passe partagé
• Un circuit de validation pour les publications sensibles
• Des limites claires sur les informations confidentielles et la neutralité politique
• Une formule de transparence pour le personnel qui fait la promotion de votre travail
• Des règles de consentement pour les photos, avec une vigilance accrue pour les enfants
• Un contact et une marche à suivre en cas d’incident, y compris de compte piraté
• Une date de révision annuelle inscrite à l’agenda