WhatsApp kwa taasisi: Channels, Communities na Business

Kwa hadhira nyingi katika Afrika Mashariki, WhatsApp ndipo mazungumzo tayari yanapofanyika. Hilo linazivutia taasisi, lakini pia ni nafasi binafsi inayoaminiwa, na kikundi kinachotumiwa vibaya kinaweza kuonekana kama uvamizi. WhatsApp kwa mashirika yasiyo ya kiserikali, wizara na kampuni hufanya kazi vizuri zaidi unapochagua zana sahihi kwa kazi husika.

Kwa ufupi: tumia Channel kutangaza taarifa kwa yeyote anayechagua kuifuata, Community kuwaleta pamoja watu wanaohitaji kuzungumza wao kwa wao, kama washirika, watu wa kujitolea au timu za nyanjani, na WhatsApp Business kujibu maswali na kutuma taarifa kwa mtu mmoja mmoja.

WhatsApp Channels ni zana za matangazo ya upande mmoja ambapo wasimamizi wanaweza kushiriki maandishi, picha, video, vibandiko na kura za maoni.¹ Channels hukaa kwenye kichupo tofauti cha Updates, mbali na mazungumzo binafsi na ya vikundi ya watu.¹ Namba ya simu na picha ya wasifu ya msimamizi hufichwa kwa wafuasi, na kufuata channel hakufichui namba ya mfuasi kwa msimamizi wala kwa wafuasi wengine.¹ Watu wanaweza kupata channels katika saraka inayoweza kutafutwa au kujiunga kupitia kiungo cha mwaliko, na wasimamizi wanaweza kuzuia picha za skrini na usambazaji wa maudhui ya channel yao.¹

Hii inazifanya Channels zifae kwa taarifa za umma: matangazo ya matukio, ripoti mpya, nafasi za kazi, taarifa kuhusu huduma au hadithi ya kila wiki kutoka nyanjani. Chapisha kiungo cha mwaliko kwenye tovuti yako, sahihi ya barua pepe na wasifu wako katika mitandao mingine ya kijamii ili watu waweze kupata channel sahihi.

Channels ni za umma. Sera ya ziada ya faragha ya WhatsApp kuhusu Channels inasema mtu yeyote anaweza kugundua, kufuata na kutazama channel, na kwamba maudhui ya channel yanaonekana kwa mtumiaji yeyote na kwa WhatsApp.² Tofauti na ujumbe binafsi, maudhui ya channel hayaelezwi kuwa yamesimbwa kutoka mwanzo hadi mwisho.² WhatsApp huhifadhi maudhui ya channel kwenye seva zake hadi siku 30, na wasimamizi wanaweza kuondoa maudhui hadi siku 30 baada ya kuyachapisha.²

Kufuta channel hakuondoi nakala ambazo wengine wamezihifadhi, kuzisambaza au kuzishiriki mahali pengine.² Kwa hiyo andika kila chapisho la channel kana kwamba linaweza kutokea kwenye ukurasa wa mbele wa gazeti. Kamwe usichapishe majina, namba za simu, taarifa za afya au picha za watu ambao hawajakubali zitumike hadharani.

Community huweka pamoja vikundi vinavyohusiana, ikiwa na kikundi cha matangazo kinachowawezesha wasimamizi kutuma ujumbe kwa wanachama wote kwa wakati mmoja badala ya kuchapisha tangazo lile lile katika kila kikundi.³ Unaweza kuingiza vikundi vilivyopo kwenye community au kuunda vipya, na wasimamizi wa community wanaweza kuongeza na kuondoa wanachama na vikundi kadiri inavyokua.³ Unaweza kuteua hadi nafasi 20 za usimamizi wa community, na kikundi cha wasimamizi pekee huisaidia timu ya usimamizi kuratibu kazi.³

WhatsApp inapendekeza kufafanua lengo la community katika maelezo yake na kuweka kanuni mapema, zinazohusu upole na ujumuishaji, kutokuwepo kwa matamshi ya chuki wala uonevu, kutokuwepo kwa barua taka wala kujitangaza, na kuheshimu faragha.³ Kubalianeni tangu mwanzo kila msimamizi anaweza kutoa muda kiasi gani na nani anashughulikia kazi zipi.³

Mwongozo wa WhatsApp kwa wasimamizi unawataka kuchukua hatua haraka dhidi ya maudhui yasiyofaa, kufuta maudhui ya kuudhi na, ikibidi, kumripoti na kumwondoa mwanachama aliyeyashiriki, kisha kukieleza kikundi kilichotokea.⁴ Wasimamizi wanapaswa kufahamu masuala ya usalama mtandaoni na faragha na wanapaswa kuwakumbusha wanachama kutuma ujumbe kwa watu wanaowafahamu tu, watu waliowasiliana nao kwanza au watu walioomba kuwasiliana nao.⁴

Katika utendaji wetu wenyewe, tunazishauri taasisi kufikiri kwa makini kabla ya kuwaongeza washiriki wa programu, watoto au watu walio katika hali hatarishi kwenye kikundi chochote ambacho wanachama wanaweza kuingiliana wao kwa wao. Channel, au ujumbe wa mtu mmoja mmoja, huenda ukawa salama zaidi. Teua mtu anayewajibika kwa kila kikundi na uandike jinsi malalamiko na masuala ya ulinzi yatakavyoshughulikiwa.

WhatsApp Business inajumuisha programu ya WhatsApp Business na WhatsApp Business Platform, na zote mbili zinasimamiwa na WhatsApp Business Messaging Policy (sera ya ujumbe wa kibiashara ya WhatsApp).⁵ Sera hiyo inakutaka kuwa na wasifu wa biashara wenye mawasiliano ya huduma kwa wateja na kuhakikisha unabaki sahihi.⁵ Unaweza kuwasiliana tu na watu waliokupa namba zao za simu na wakakubali kupokea ujumbe, na lazima uheshimu kila ombi la kuzuia au kujiondoa, liwe limetolewa ndani au nje ya WhatsApp.⁵

Baadhi ya kanuni zinahusika hasa kwa taasisi za umma na za maendeleo. Watumiaji wanaweza kuzuia au kuripoti biashara, na WhatsApp inaweza kuweka kikomo cha idadi ya ujumbe ambao biashara inaweza kutuma kwa kuzingatia mrejesho huo.⁵ Taasisi za serikali zinaweza kutumia Business Platform lakini lazima ziifikie kupitia Mtoa Huduma za Suluhisho (Solution Provider), wakati vyama vya siasa na wanasiasa hawaruhusiwi kuitumia.⁵ Hupaswi kuwaomba watu kushiriki namba kamili za kadi za malipo, namba za akaunti za fedha au namba za vitambulisho binafsi.⁵ Ukitumia majibu ya kiotomatiki, watu lazima wawe na njia iliyo wazi ya kumfikia binadamu.⁵

Mwongozo wa Meta kwa wasanidi programu kuhusu ridhaa ya kujiunga (opt-in) unasema unaweza kukusanya ruhusa kwa njia yoyote, kama fomu ya tovuti, SMS, laini ya simu au fomu ya karatasi iliyosainiwa, mradi tu unaeleza waziwazi kwamba mtu huyo anakubali kupokea ujumbe, unataja jina la taasisi yako na unazingatia sheria zinazohusika.⁶ Unapendekeza kueleza ni aina gani za ujumbe watu watapokea, kutoa maelekezo yaliyo wazi ya jinsi ya kujiondoa na kueleza manufaa ambayo watu hupata kutokana na ujumbe wako.⁶

WhatsApp pia hufuatilia kiwango cha ubora, na ubora wa chini unaoendelea unaweza kusababisha vikomo vya kiasi ambacho biashara inaweza kutuma.⁶ Njia rahisi zaidi ya kukilinda ni kutuma jumbe chache zaidi, zenye manufaa zaidi, kwa watu walioziomba.

• Lengo lililo wazi kwa kila Channel, Community au namba ya Business
• Viungo vya mwaliko vimechapishwa kwenye tovuti yako na wasifu wako wa mitandao ya kijamii
• Hakuna taarifa binafsi wala picha zisizo na ridhaa katika machapisho ya Channel
• Kanuni za Community zimeandikwa katika maelezo na kuchapishwa kwenye kikundi cha matangazo
• Msimamizi aliyetajwa kwa jina na mpango wa ulinzi kwa kila kikundi
• Ridhaa ya kujiunga iliyorekodiwa inayotaja jina la taasisi yako
• Njia rahisi ya kujiondoa, na njia ya kumfikia binadamu kwa ujumbe wa kiotomatiki
• Wasifu wa biashara wenye mawasiliano yaliyosasishwa