Jinsi ya kuunda mwongozo wa mtindo wa uandishi kwa taasisi

Mwongozo wa mtindo wa uandishi, ambao mara nyingi huitwa mtindo wa taasisi au mwongozo wa uandishi, ni rejea fupi inayoeleza jinsi taasisi yako inavyoandika. Hujibu maswali madogo ambayo vinginevyo humaliza muda wa kupitia maandishi: katika Kiingereza, ni organisation au organization, per cent au %, Executive Director au executive director?

Thamani yake halisi ni ulinganifu na imani. Ripoti inaposema "wanufaika" kwenye ukurasa mmoja na "washiriki" kwenye ukurasa unaofuata, wasomaji hujiuliza iwapo makundi mawili tofauti yanakusudiwa. Digital.gov inatoa onyo hili hasa: kubadilisha-badilisha visawe kama "wazee" na "watu wa umri mkubwa" kunaweza kuwafanya wasomaji wadhani unamaanisha watu tofauti.¹ Mwongozo wa mtindo huamua chaguo kama hizo mara moja, ili waandishi na wahariri wajikite katika maudhui.

Kabla ya kanuni za tahajia, eleza jinsi mnavyosikika. Nielsen Norman Group inaeleza vipimo vinne vya toni ya sauti: rasmi au isiyo rasmi, makini au ya kuchekesha, ya heshima au isiyojali taratibu, na ya kawaida au yenye shauku.² Kuiweka taasisi yako kwenye kila kipimo ni njia ya haraka ya kukubaliana kuhusu sauti ambayo wenzenu wanaweza kuitambua.

Sauti inapaswa kuwa thabiti; toni inaweza kubadilika. Utafiti huo huo unashauri kudumisha haiba ya chapa huku ukibadilisha toni kulingana na hali ya kihisia ya msomaji na mada, ukibainisha kwamba ripoti ya fedha na ukurasa wa nafasi za kazi vinahitaji toni tofauti.² Mwongozo wa GOV.UK ni mfano wenye manufaa: unataka toni iliyo makini lakini isiyo ya majivuno, ya haraka lakini isiyo ya ukali, na unaonya kwamba vivumishi vya kimaoni vinaweza kufanya maandishi yasikike kama propaganda.³

Jumuisha sehemu fupi kuhusu uwazi, kwa kuwa maswali mengi ya mtindo kwa kweli ni maswali ya uwazi. GOV.UK imefanya Kiingereza rahisi kuwa lazima kwa maudhui yake, inawataka waandishi kugawanya sentensi zenye maneno zaidi ya 25 na inapendekeza aya zisizozidi sentensi tano.⁴ Pia inataka kauli tendaji, kwa sababu ni ya moja kwa moja zaidi na huweka mkazo kwa msomaji na hatua anayopaswa kuchukua.⁴

Mwongozo wa Mtindo wa Serikali ya Australia (Style Manual) unatoa lengo lenye manufaa: wastani wa takriban maneno 15 kwa sentensi, 25 ikiwa kikomo cha juu, na orodha pale ambapo sentensi ndefu haiwezi kuepukika.⁵ Chagueni namba kama hizi na mziandike, kwa sababu "iweke fupi" ina maana tofauti kwa watu tofauti. GOV.UK pia inashauri kumwita msomaji "wewe" pale inapowezekana.³

Kiini cha mitindo mingi ya taasisi ni orodha ya maamuzi iliyopangwa kwa mpangilio wa alfabeti. Mwongozo wa mtindo wa A hadi Z wa GOV.UK ni mfano mzuri: kila kipengele ni istilahi pamoja na kanuni fupi na, pale inapofaa, mfano.⁶ Vipengele vyake ni pamoja na kutumia "and" badala ya "&", kuandika tarehe kama "2 June" badala ya "2nd June", kutumia koma katika namba zinazozidi 999 na kutotumia nukta katika vifupisho.⁶

Orodha yenu itakuwa tofauti, na hilo ndilo lengo. Kwa taasisi iliyoko Rwanda, inaweza kujumuisha tahajia ya majina ya wilaya na sekta, jinsi ya kuandika maneno na majina ya Kinyarwanda ndani ya maandishi ya Kiingereza, utaratibu wa tahajia mnaoufuata, majina rasmi ya wizara na washirika, na jinsi ya kuwasilisha sarafu na takwimu.

• Utaratibu wa tahajia na kamusi inayopendelewa
• Herufi kubwa, zikiwemo vyeo vya kazi na majina ya programu
• Namba, tarehe, saa, sarafu na asilimia
• Vifupisho, pamoja na muundo kamili wa kila kimoja mnachotumia
• Majina ya mahali na majina ya taasisi
• Chaguo za uakifishaji, kama vitone vya orodha na koma ya mfululizo
• Maneno ya kutumia na maneno ya kuepuka

Kwa mashirika yasiyo ya kiserikali, mashirika ya Umoja wa Mataifa na taasisi za umma, sehemu muhimu zaidi ya mwongozo wa mtindo mara nyingi ni jinsi mnavyowaeleza watu mnaofanya nao kazi. Mwongozo wa Dóchas kuhusu Mawasiliano ya Kimaadili (Dóchas Guide to Ethical Communications) unazitaka taasisi kuchunguza athari za lugha na istilahi zinazotumia, na kuepuka kuyajumlisha makundi mbalimbali kama "wao" au "watu hawa".⁷ Pia unataka maudhui yanayoepuka kuwaweka watu katika dhana potofu, kuwaeleza kwa kutia chumvi au kuwabagua.⁷

Zigeuzeni kanuni hizo kuwa vipengele mahususi. Amueni kama mnasema "wanufaika", "washiriki" au "wanajamii", na lini. Pendeleeni maelezo mahususi kuliko lebo. GOV.UK inawataka waandishi kutumia maandishi ya nafsi ya tatu yasiyoegemea jinsia yoyote pale inapowezekana.³ Andikeni istilahi zinazopendelewa kuhusu ulemavu, wakimbizi na makundi mengine, na mzihakiki kwa wahusika wenyewe pale mnapoweza.

Huhitaji kitabu kirefu cha mwongozo ili kuanza. Katika utendaji wetu wenyewe, toleo la kwanza lenye manufaa huenea kwenye kurasa chache na hukua kutokana na maswali halisi wanayouliza waandishi na wakaguzi. Kila sehemu inapaswa kutoa kanuni na mfano mfupi wa matumizi yake. Kiolezo rahisi cha mwongozo wa mtindo kinaweza kufuata mpangilio huu:

• Lengo: mwongozo ni kwa ajili ya nani na unahusu nini
• Sauti na toni: maneno matatu hadi matano yanayoeleza jinsi mnavyosikika, pamoja na mifano
• Kanuni za lugha rahisi: urefu wa sentensi, kauli tendaji, "wewe" na "sisi"
• Kuandika kuhusu watu: istilahi zinazopendelewa na istilahi za kuepuka
• A hadi Z: tahajia, herufi kubwa, namba, majina na vifupisho
• Miundo: maelezo mafupi kwa ripoti, taarifa kwa vyombo vya habari, kurasa za tovuti na machapisho ya mitandao ya kijamii
• Usimamizi: nani anaamua na jinsi ya kupendekeza mabadiliko

Mwongozo wa mtindo hushindwa unapokaa tu ndani ya folda. Uchapisheni mahali ambapo watu huandika, kama mtandao wa ndani au hifadhi ya pamoja, na mhakikishe unaweza kutafutwa. Mpeni mtu mmoja jukumu la kuusimamia, ili kuwe na jibu wazi wahariri wawili wanapotofautiana. Ongezeni vipengele vipya swali halisi linapojitokeza, na andikeni tarehe ya kila badiliko ili watu wajue mwongozo ni wa sasa.

Usambazeni kwa kila mtu anayewaandikia, wakiwemo washauri, wasanifu, wafasiri na taasisi washirika. Maelezo mafupi mtu anapojiunga, na kiungo katika kila maelekezo ya kazi mnayotuma, vitasaidia ulinganifu zaidi kuliko marekebisho yoyote yanayofanywa baadaye.

• Sauti imeelezwa kwa maneno machache, pamoja na mifano
• Kanuni za lugha rahisi zenye namba, si vivumishi tu
• Istilahi zilizokubaliwa kuhusu watu na jamii mnazofanya nazo kazi
• Orodha ya A hadi Z ya tahajia, herufi kubwa, namba na majina
• Kila kifupisho mnachotumia, kimeandikwa kwa ukamilifu
• Msimamizi mmoja anayejulikana anayeamua maswali
• Umechapishwa mahali ambapo waandishi wanaweza kuupata na kuutafuta
• Umesambazwa kwa washauri, wasanifu na wafasiri