Comment créer un guide de style éditorial pour votre organisation

Un guide de style éditorial, souvent appelé charte éditoriale ou guide de rédaction, est un court document de référence qui définit la manière dont votre organisation écrit. Il répond aux petites questions qui, sinon, accaparent le temps de relecture : écrit-on e-mail ou courriel, pour cent ou %, Directeur exécutif ou directeur exécutif ?

Sa véritable valeur tient à la cohérence et à la confiance. Lorsqu’un rapport parle de « bénéficiaires » à une page et de « participants » à la suivante, les lecteurs se demandent s’il s’agit de deux groupes différents. Digital.gov formule précisément cette mise en garde : alterner entre des synonymes comme « personnes âgées » et « aînés » peut faire croire aux lecteurs que vous désignez des personnes différentes.¹ Un guide de style tranche ces choix une fois pour toutes, pour que rédacteurs et éditeurs puissent se concentrer sur le fond.

Avant les règles d’orthographe, décrivez votre manière de parler. Le Nielsen Norman Group décrit quatre dimensions du ton : formel ou familier, sérieux ou drôle, respectueux ou irrévérencieux, factuel ou enthousiaste.² Situer votre organisation sur chacune de ces échelles permet de convenir rapidement d’une voix que vos collègues sauront reconnaître.

La voix doit rester stable ; le ton peut varier. Les mêmes recherches conseillent de garder une personnalité de marque cohérente tout en adaptant le ton à l’état émotionnel du lecteur et au sujet, en notant qu’un rapport financier et une page Carrières appellent des tons différents.² Les consignes de GOV.UK sont un modèle utile : elles demandent un ton sérieux mais pas pompeux, vif mais pas sec, et avertissent que les adjectifs subjectifs peuvent donner au texte des airs de communication partisane.³

Prévoyez une courte section sur la clarté, car la plupart des questions de style sont en réalité des questions de clarté. GOV.UK rend le langage clair obligatoire pour ses contenus, demande aux rédacteurs de couper les phrases de plus de 25 mots et recommande des paragraphes de cinq phrases au maximum.⁴ Il demande aussi d’employer la voix active, plus directe, qui met l’accent sur le lecteur et sur l’action qu’il doit accomplir.⁴

Le Style Manual du gouvernement australien fixe un objectif utile : une moyenne d’environ 15 mots par phrase, avec un plafond de 25, et une liste lorsqu’une phrase longue est inévitable.⁵ Choisissez des chiffres de ce type et consignez-les, car « faire court » ne signifie pas la même chose pour tout le monde. GOV.UK conseille aussi de s’adresser directement au lecteur (« vous ») chaque fois que possible.³

Le cœur de la plupart des chartes éditoriales est une liste alphabétique de décisions. Le guide de style de A à Z de GOV.UK est un bon modèle : chaque entrée est un terme accompagné d’une règle courte et, si besoin, d’un exemple.⁶ On y trouve notamment l’emploi de « and » plutôt que « & », l’écriture des dates sous la forme « 2 June » plutôt que « 2nd June », l’usage de virgules dans les nombres supérieurs à 999 et l’absence de points dans les abréviations.⁶

Votre propre liste sera différente, et c’est tout l’intérêt. Pour une organisation au Rwanda, elle pourrait couvrir l’orthographe des noms de districts et de secteurs, la manière d’écrire les mots et les noms kinyarwanda dans un texte en anglais, la norme orthographique suivie, les noms officiels des ministères et des partenaires, et la présentation des devises et des chiffres.

• Norme orthographique et dictionnaire de référence
• Majuscules, y compris pour les titres de fonction et les noms de programmes
• Nombres, dates, heures, devises et pourcentages
• Sigles, avec la forme développée de chacun de ceux que vous employez
• Noms de lieux et noms d’institutions
• Choix de ponctuation, par exemple pour les listes à puces et la virgule de série
• Mots à employer et mots à éviter

Pour les ONG, les agences des Nations Unies et les organismes publics, la partie la plus importante d’un guide de style porte souvent sur la manière de décrire les personnes avec lesquelles ils travaillent. Le Dóchas Guide to Ethical Communications demande aux organisations d’examiner les implications de la langue et des termes qu’elles emploient, et d’éviter de réduire des groupes divers à un « ils » ou à « ces gens ».⁷ Il demande aussi des contenus qui évitent de stéréotyper les personnes, de les présenter de façon sensationnaliste ou de les discriminer.⁷

Traduisez ces principes en entrées concrètes. Décidez si vous parlez de « bénéficiaires », de « participants » ou de « membres de la communauté », et dans quels cas. Préférez les descriptions précises aux étiquettes. GOV.UK demande aux rédacteurs d’employer, à la troisième personne, une formulation non genrée chaque fois que possible.³ Consignez les termes privilégiés pour parler du handicap, des personnes réfugiées et d’autres groupes, et vérifiez-les si possible auprès des personnes concernées.

Il n’est pas nécessaire de rédiger un long manuel pour commencer. Dans notre pratique, une première version utile tient en quelques pages et s’enrichit à partir des vraies questions des rédacteurs et des relecteurs. Chaque section doit donner une règle et un court exemple de son application. Un modèle simple de guide de style peut suivre cet ordre :

• Objet : à qui s’adresse le guide et ce qu’il couvre
• Voix et ton : trois à cinq mots qui décrivent votre manière de parler, avec des exemples
• Règles de langage clair : longueur des phrases, voix active, « vous » et « nous »
• Parler des personnes : termes à privilégier et termes à éviter
• De A à Z : graphies, majuscules, nombres, noms et sigles
• Formats : brèves consignes pour les rapports, communiqués de presse, pages Web et publications sur les réseaux sociaux
• Gouvernance : qui décide et comment proposer une modification

Un guide de style échoue lorsqu’il dort dans un dossier. Publiez-le là où les gens écrivent, par exemple sur votre intranet ou votre espace de stockage partagé, et faites en sorte qu’on puisse y faire des recherches. Confiez-le à un responsable unique, pour qu’il y ait une réponse claire lorsque deux éditeurs sont en désaccord. Ajoutez de nouvelles entrées lorsqu’une vraie question se pose, et datez chaque modification pour que chacun sache que le guide est à jour.

Communiquez-le à toutes les personnes qui écrivent pour vous, y compris les consultants, graphistes, traducteurs et organisations partenaires. Une courte présentation à l’arrivée de chaque nouvelle personne, et un lien dans chaque cahier des charges que vous envoyez, feront plus pour la cohérence que toutes les corrections après coup.

• Une voix décrite en quelques mots, avec des exemples
• Des règles de langage clair chiffrées, pas seulement des adjectifs
• Des termes convenus pour parler des personnes et des communautés avec lesquelles vous travaillez
• Un lexique de A à Z des graphies, majuscules, nombres et noms
• Chaque sigle employé, sous sa forme développée
• Un responsable désigné qui tranche les questions
• Un guide publié là où les rédacteurs peuvent le trouver et y faire des recherches
• Un guide communiqué aux consultants, graphistes et traducteurs