Orodha ya picha za kupiga kwenye makongamano na mikutano ya kilele

Orodha nzuri ya picha za kupiga katika tukio ni hati ya kufanyia kazi, si orodha ya matamanio. Huibadilisha ratiba ya kongamano kuwa seti ya matukio, majina na kumbi ambavyo mpiga picha anaweza kuvishughulikia kwa mpangilio vinavyotokea. Pia huyafanya mazungumzo na mpiga picha wa kongamano lako kuwa mahususi zaidi, kwa sababu pande zote mbili zinaweza kuona hasa mafanikio yanavyoonekana kabla mtu yeyote hajafika ukumbini.

Pitia ajenda mstari kwa mstari na uweke alama kwa kila kipengele kama cha lazima au cha hiari. Utiaji saini kati ya mawaziri wawili ni wa lazima. Mapumziko ya kahawa siku ya pili si ya lazima. Vikao viwili vinapofanyika kwa wakati mmoja, orodha huieleza timu mahali pa kuwa. Kwa maswali mapana ya mipango, kama ukubwa wa timu, ratiba za muda na kazi za baada ya tukio, angalia mwongozo wetu wa kurekodi mikutano na matukio. Makala hii inajikita kwenye picha zenyewe.

Saa tulivu kabla wajumbe hawajawasili ndiyo wakati pekee wa kupiga picha safi za ukumbi, taa zikiwa zimewashwa, chapa zikiwa mahali pake na bila vitu vilivyotapakaa jukwaani. Picha hizi hutumika kwa miaka mingi katika ripoti, tovuti na matangazo ya tukio linalofuata, kwa hiyo zinastahili nafasi yake maalum kwenye orodha.

Mwombe mpiga picha afike mapema kiasi cha kutosha kupiga picha zilizo kwenye orodha hapa chini bila haraka, kisha ahamie mlangoni kabla wajumbe wa kwanza hawajaingia. Ikiwa waziri au mkuu wa taasisi anatarajiwa, kubaliana na maafisa wa itifaki mahali ambapo mpiga picha anaweza kusimama, kwa sababu maeneo ya kuwasili mara nyingi hufungwa kwa watu wengine wote mara ulinzi unapowekwa.

• Picha pana ya ukumbi mkuu ukiwa umeandaliwa na taa zikiwaka, chapa ikionekana
• Jukwaa, kisimamo cha kuhutubia na bango la nyuma, vikipigwa moja kwa moja kutoka mbele
• Meza ya usajili, mabango na alama za maelekezo zenye chapa
• Mabanda ya maonyesho na maonyesho ya washirika
• Wajumbe wakiwasili na kuchukua beji zao
• Kuwasili kwa wageni mashuhuri, nafasi ya mpiga picha ikiwa imepangwa mapema na maafisa wa itifaki

Kwa kila mzungumzaji, panga angalau picha tatu: picha ya karibu akiwa kwenye kisimamo cha kuhutubia na chapa ya tukio nyuma yake, picha pana zaidi inayoonyesha jukwaa, na picha kutoka pembeni au nyuma ya ukumbi inayoonyesha hadhira ikisikiliza. Picha pana inathibitisha kwamba ukumbi ulijaa; picha ya karibu ndiyo ambayo ofisi ya mzungumzaji itaiomba.

Kwa mijadala ya jopo, piga picha ya kila mjumbe wa jopo akizungumza, jopo zima katika fremu moja na msimamizi wa mjadala. Hisia za hadhira, maswali kutoka kwa washiriki na watu wanaoandika kumbukumbu ni rahisi kusahaulika na ni vigumu kuvirudia. Mpe mpiga picha orodha ya wazungumzaji kwa mpangilio watakavyozungumza, pamoja na picha ya kila mmoja, ili mtu yeyote asitambuliwe kimakosa katika kikao chenye watu wengi.

Matukio rasmi hudumu sekunde chache na hayawezi kurudiwa, kwa hiyo yanahitaji mpango. Kubalianeni mahali meza ya kutia saini itakapowekwa, kila mtia saini atakaa upande gani, na mahali ambapo mpiga picha anaweza kusimama bila kuzuia kamera za waandishi wa habari. Picha za msingi ni wakati wenyewe wa kutia saini, kubadilishana nyaraka na kupeana mikono huku wakiigeukia kamera.

Kwa picha za pamoja, andaa mpangilio wa majina kutoka kushoto kwenda kulia kabla ya tukio, na umpe mpiga picha na afisa wa itifaki. Jukwaa dogo lililoinuliwa au ngazi husaidia pale kundi linapokuwa kubwa. Piga picha kadhaa, kwa sababu daima kutakuwa na mtu atakayefumba macho, na upige picha ya muda mfupi baada ya pozi, watu wanapolegeza mkao na kuzungumza.

Matukio rasmi huwaeleza watu kilichotokea. Picha za asili zisizopangwa huonyesha kwa nini kilikuwa muhimu. Tenga muda kwa vikao vidogo, eneo la maonyesho, matukio ya pembeni na nyakati za kujenga mtandao wa mahusiano, na omba picha za watu wakishirikiana kwa kawaida badala ya watu wanaotazama lenzi. Mara nyingi hizi ndizo picha ambazo timu za mawasiliano huzitumia zaidi katika miezi inayofuata tukio.

Hakikisha picha zinaakisi waliokuwepo ukumbini: wanawake na wanaume, wajumbe vijana, nchi na sekta mbalimbali. Ikiwa unarekodi mahojiano mafupi, yaongeze kwenye orodha pamoja na muda na mahali patulivu, na uandike ni wazungumzaji gani waliokubali mapema. Katika kazi zetu wenyewe, tunayachukulia mahojiano haya kama utayarishaji mdogo unaojitegemea, tofauti na kurekodi vikao.

Baadhi ya vikao havipaswi kupigwa picha kabisa, na vingine vinahitaji uangalifu wa ziada. Mkutano unapofanyika chini ya Kanuni ya Chatham House (Chatham House Rule), utambulisho na taasisi za wazungumzaji na washiriki haviruhusiwi kufichuliwa, na Chatham House inasema huwezi kupiga picha au video ndani ya ukumbi wala kuziweka kwenye mitandao ya kijamii.¹ Weka alama za wazi kwa vikao hivi kwenye orodha ya picha ili timu isiingie humo kimakosa.

Ikiwa watoto wanashiriki, kwa mfano katika jopo la vijana au onyesho la sanaa, miongozo ya UNICEF kuhusu kuripoti kwa kuzingatia maadili inataka ruhusa ya mtoto na ya mlezi wake, na inasema maslahi bora ya mtoto yanapewa kipaumbele kuliko jambo lingine lolote.² Pia kubaliana jinsi wajumbe wasiotaka kupigwa picha watakavyotambuliwa, kwa mfano kwa beji au utepe wa shingoni wenye rangi maalum, na uwaeleze wanatimu wote utaratibu huo mwanzoni mwa kila siku.

Picha isiyo na maelezo sahihi ni vigumu kuitumia na ni hatari kuichapisha. Kubalianeni muundo wa maelezo ya picha kabla ya tukio: nani, nini, wapi na lini, huku majina na vyeo vikihakikiwa dhidi ya ratiba. Yaweke ndani ya faili. Kiwango cha IPTC cha metadata ya picha kinajumuisha sehemu kama Creator (mtayarishaji), Credit Line (mstari wa utambuzi) na Copyright Notice (ilani ya hakimiliki), na Google Images huonyesha sehemu hizi tatu pale zinapopatikana.³

Picha zinapowekwa mtandaoni, kila picha inayobeba taarifa inahitaji maelezo mbadala ya maandishi. W3C Web Accessibility Initiative inasema picha lazima ziwe na maelezo mbadala ya maandishi yanayoeleza taarifa zinazowasilishwa na picha hizo.⁴ Kwa vipande vifupi vya video na filamu fupi za muhtasari, ongeza manukuu, ambayo huwapa watu Viziwi au wenye matatizo ya kusikia toleo la maandishi la sauti.⁵ Mwisho, kubalianeni kuhusu majina ya mafaili, mpangilio wa folda na muda wa kuwasilisha, kikao kwa kikao.

• Ratiba imewekewa alama za lazima au za hiari
• Orodha ya wazungumzaji pamoja na picha zao na mpangilio wa kuzungumza
• Picha za ukumbi na chapa kabla milango haijafunguliwa
• Nafasi za kutia saini na mpangilio wa picha za pamoja vimekubaliwa
• Vikao vya Chatham House na visivyoruhusu picha vimewekewa alama
• Mpango wa ridhaa kwa watoto na kwa wajumbe wasiotaka kupigwa picha
• Muundo wa maelezo ya picha na sehemu za metadata vimekubaliwa
• Muda wa kuwasilisha umepangwa kwa kila kikao