Liste de prises de vue photo pour les conférences et les sommets

Une bonne liste de prises de vue pour un événement est un document de travail, pas une liste de souhaits. Elle transforme le programme de la conférence en un ensemble de moments, de noms et de salles qu’un photographe peut couvrir dans l’ordre où ils se déroulent. Elle rend aussi l’échange avec le photographe de votre conférence beaucoup plus précis, car les deux parties voient exactement à quoi ressemble la réussite avant même que quiconque n’arrive sur le lieu de l’événement.

Parcourez l’ordre du jour ligne par ligne et indiquez pour chaque point s’il est indispensable ou souhaitable. Une signature entre deux ministres est indispensable. Une pause-café le deuxième jour ne l’est pas. Lorsque deux séances ont lieu en même temps, la liste indique à l’équipe où se trouver. Pour les questions de planification plus générales, comme la taille de l’équipe, le calendrier et les produits après l’événement, consultez notre guide sur la couverture de conférences. Cet article porte sur les prises de vue elles-mêmes.

L’heure calme qui précède l’arrivée des délégués est le seul moment où l’on peut photographier le lieu dans de bonnes conditions, lumières allumées, habillage visuel en place et scène dégagée. Ces images servent pendant des années dans des rapports, sur des sites web et pour la promotion de l’événement suivant : elles méritent donc un créneau à part dans la liste.

Demandez au photographe d’arriver suffisamment tôt pour couvrir la liste ci-dessous sans se presser, puis de se placer à l’entrée avant l’arrivée des premiers délégués. Si un ministre ou un chef d’agence est attendu, convenez avec le service du protocole de l’endroit où le photographe pourra se tenir, car les points d’arrivée sont souvent fermés à toute autre personne une fois le dispositif de sécurité en place.

• Plan large de la salle principale, installée et éclairée, avec l’habillage visuel bien visible
• Scène, pupitre et toile de fond, de face
• Accueil et inscriptions, signalétique et fléchage aux couleurs de l’événement
• Stands d’exposition et espaces des partenaires
• Arrivée des délégués et retrait des badges
• Arrivée des personnalités, avec un emplacement convenu à l’avance avec le protocole

Pour chaque intervenant, prévoyez au moins trois images : un portrait serré au pupitre avec l’habillage de l’événement en arrière-plan, un cadrage plus large qui montre la scène, et une vue depuis le côté ou le fond de la salle qui montre le public à l’écoute. Le plan large prouve que la salle était pleine ; le plan serré est celui que demandera le cabinet de l’intervenant.

Pour les tables rondes, photographiez chaque participant en train de parler, l’ensemble des participants dans un même cadre, ainsi que le modérateur. Les réactions du public, les questions de la salle et la prise de notes sont faciles à oublier et difficiles à recréer. Remettez au photographe la liste des intervenants dans l’ordre de passage, avec une photo de chacun, afin que personne ne soit mal identifié lors d’une séance très fréquentée.

Les moments officiels durent quelques secondes et ne peuvent pas être rejoués : ils doivent donc être préparés. Convenez de l’emplacement de la table de signature, du côté où se placera chaque signataire et de l’endroit où le photographe pourra se tenir sans gêner les caméras de la presse. Les images essentielles sont la signature elle-même, l’échange des documents et la poignée de main tournée vers l’objectif.

Pour les photos de groupe, préparez avant l’événement l’ordre des noms de gauche à droite et remettez-le au photographe et au responsable du protocole. Une estrade ou des marches sont utiles lorsque le groupe est nombreux. Prenez plusieurs images, car quelqu’un clignera toujours des yeux, et photographiez le moment qui suit la pose, quand les gens se détendent et discutent.

Les moments officiels montrent ce qui s’est passé. Les images spontanées montrent pourquoi c’était important. Prévoyez du temps pour les ateliers, l’espace d’exposition, les événements parallèles et les temps de réseautage, et demandez des interactions naturelles plutôt que des personnes qui regardent l’objectif. Ce sont souvent ces images que les équipes de communication utilisent le plus dans les mois qui suivent l’événement.

Veillez à ce que les images reflètent la diversité des personnes présentes : femmes et hommes, jeunes délégués, pays et secteurs différents. Si vous enregistrez de courtes interviews, ajoutez-les à la liste avec un horaire et un lieu calme, et notez quels intervenants ont donné leur accord à l’avance. Dans notre propre pratique, nous traitons ces interviews comme une petite production à part entière, distincte de la couverture des séances.

Certaines séances ne doivent pas du tout être photographiées, et d’autres exigent une attention particulière. Lorsqu’une réunion se tient sous la règle de Chatham House, l’identité et l’affiliation des intervenants et des participants ne peuvent pas être révélées, et Chatham House précise qu’on ne peut ni prendre de photos ou de vidéos dans la salle ni les publier sur les réseaux sociaux.¹ Signalez clairement ces séances sur la liste de prises de vue afin que l’équipe n’y entre pas par erreur.

Si des enfants participent, par exemple à une table ronde de jeunes ou à un spectacle, les principes éthiques de l’UNICEF pour les reportages demandent l’autorisation de l’enfant et de son tuteur, et précisent que l’intérêt supérieur de l’enfant prime sur toute autre considération.² Convenez aussi de la manière dont seront identifiés les délégués qui ne souhaitent pas être photographiés, par exemple au moyen d’un badge ou d’un cordon de couleur, et informez-en chaque membre de l’équipe au début de chaque journée.

Une photo sans légende exacte est difficile à utiliser et risquée à publier. Convenez d’un format de légende avant l’événement : qui, quoi, où et quand, avec des noms et des titres vérifiés par rapport au programme. Intégrez-la au fichier. La norme de métadonnées photo de l’IPTC comprend des champs tels que Creator (créateur), Credit Line (ligne de crédit) et Copyright Notice (mention de droit d’auteur), et Google Images affiche ces trois champs lorsqu’ils sont renseignés.³

Lorsque les images sont mises en ligne, chaque photo informative doit avoir un texte alternatif. L’Initiative pour l’accessibilité du Web (WAI) du W3C indique que les images doivent avoir des alternatives textuelles décrivant l’information qu’elles transmettent.⁴ Pour les courts extraits et les films de temps forts, ajoutez des sous-titres, qui offrent aux personnes sourdes ou malentendantes une version texte de l’audio.⁵ Enfin, convenez des noms de fichiers, de l’arborescence des dossiers et des délais de livraison, séance par séance.

• Programme annoté : indispensable ou souhaitable
• Liste des intervenants avec photos et ordre de passage
• Photos du lieu et de l’habillage avant l’ouverture des portes
• Emplacements de signature et ordre de la photo de groupe convenus
• Séances sous règle de Chatham House et séances sans photo signalées
• Plan de consentement pour les enfants et les délégués qui refusent d’être photographiés
• Format de légende et champs de métadonnées convenus
• Délais de livraison fixés pour chaque séance