Jinsi ya kuandika mkakati wa mawasiliano wa shirika lisilo la kiserikali

Mkakati wa mawasiliano unaeleza jinsi mawasiliano yatakavyolisaidia shirika lako kufikia malengo yake. Si orodha ya machapisho, mwongozo wa matumizi ya nembo wala kalenda. Hayo huja baadaye, kama mpango unaoutekeleza mkakati. Mkakati mzuri pia huisaidia timu kukataa maombi yasiyochangia lengo, na mara nyingi hiyo ndiyo faida yake kubwa zaidi kwa vitendo.

Huduma ya Mawasiliano ya Serikali ya Uingereza (UK Government Communication Service) inatumia mfumo wa hatua tano unaoitwa OASIS: malengo (objectives), uelewa wa hadhira (audience insight), mkakati na mawazo (strategy and ideas), utekelezaji (implementation), na upimaji au tathmini (scoring).¹ Mwongozo wa mawasiliano kwa NGO uliotolewa na Frontline AIDS, ambao umetumika kwa miaka mingi, unagusa mambo hayo hayo: madhumuni na shabaha, mikakati na mbinu, hadhira na njia za mawasiliano, jumbe kuu, na ratiba na bajeti.² Mfumo wowote utakaoutumia, mpangilio ni muhimu. Amua unataka kubadilisha nini kabla ya kuamua utatengeneza nini.

Kiolezo cha mkakati wa mawasiliano wa NGO kinachofaa kinaweza kuwa kifupi kama vichwa vilivyo hapa chini. Mikakati mingi imara hutosha katika kurasa chache, pamoja na jedwali tofauti la mpango kazi ambalo timu hulisasisha kila mwezi kadri kazi inavyoendelea.

• Muktadha: lengo la shirika au la mradi ambalo mawasiliano yanapaswa kulichangia
• Malengo: yanayopimika na yenye muda maalum
• Hadhira: ni akina nani, wanajua nini sasa, unataka wafanye nini
• Jumbe kuu na hoja za ushahidi kwa kila hadhira
• Njia za mawasiliano, maudhui na washirika
• Ratiba, majukumu na bajeti
• Hatari na uidhinishaji
• Ufuatiliaji na tathmini

Anza na mkakati wa shirika au mfumo wa matokeo wa mradi, si na shughuli za mawasiliano. Jiulize ni nini lazima kibadilike ili lengo hilo lifikiwe, na ni sehemu gani ya mabadiliko hayo ambayo mawasiliano yanaweza kuiathiri kihalisia. Baadhi ya malengo yanahitaji kwanza sera, fedha au huduma; mawasiliano hayawezi kuchukua nafasi ya mambo hayo.

Mwongozo wa OASIS unasema malengo yanapaswa kufikika, kupimika, kuelezwa kwa takwimu pale inapowezekana, na kujikita kwenye matokeo (outcomes), si kazi zinazozalishwa (outputs).¹ Kwa vitendo, "kuweka machapisho 40 mtandaoni" ni kazi inayozalishwa. "Kuongeza idadi ya maafisa wa afya wa wilaya wanaotumia miongozo mipya ya rufaa" ni matokeo ambayo mawasiliano yanaweza kuchangia.

Weka orodha fupi. Malengo matatu hadi matano ambayo timu inayaelewa yanafaa zaidi kuliko kumi na tano ambayo hakuna anayeweza kuyafuatilia. Kila lengo lipe tarehe ya mwisho na mtu mahususi anayewajibika, na hakikisha kwamba takwimu utakazohitaji kulipima zinaweza kukusanywa kwa kweli.

"Umma kwa ujumla" mara chache huwa hadhira yenye manufaa kwa NGO. Taja makundi ambayo maarifa, mitazamo au tabia zao unahitaji kubadilisha: wanajamii, viongozi wa maeneo, maafisa wa wizara, waandishi wa habari, wafadhili, mashirika washirika na wafanyakazi wako mwenyewe. Hadhira za ndani nazo ni muhimu: timu za nyanjani na washirika mara nyingi hufikisha jumbe zako mbali zaidi kuliko kampeni yoyote.

Kwa kila kundi, andika kile wanachokijua tayari, kile wanachokijali, vikwazo vilivyopo, na mahali wanakopata taarifa. Mwongozo wa OASIS unasisitiza kwamba kuielewa hadhira yako ni jambo la msingi, na unapendekeza kujenga uelewa huo kutokana na utafiti, takwimu zilizopo na taarifa za umma, pamoja na kuzingatia ufikivu na ujumuishaji tangu mwanzo.¹

Mwongozo wa lugha rahisi wa serikali ya Marekani unatoa hoja inayofanana: kuchanganya maudhui yaliyokusudiwa kwa hadhira tofauti kunaweza kuwachanganya wasomaji, kwa hiyo shughulikia kila hadhira peke yake.³ Mkakati mmoja unaweza kuhudumia hadhira kadhaa, lakini kila moja inapaswa kupata ujumbe wake na njia yake ya mawasiliano.

Jumbe kuu ni yale mambo machache unayotaka kila hadhira iyaelewe na kuyakumbuka. Andika ujumbe mmoja mkuu wa jumla unaoeleza kwa nini kazi yako ni muhimu, kisha jumbe mbili au tatu za kuunga mkono kwa kila hadhira, kila moja ikiwa na ushahidi wake: takwimu iliyothibitishwa, matokeo fulani au mfano halisi.

Ziandike kwa maneno rahisi na uzijaribu kwa watu kutoka hadhira husika, katika lugha wanazotumia. Afrika Mashariki hilo mara nyingi humaanisha Kinyarwanda, Kiswahili, Kifaransa au Kiingereza, na wakati mwingine zote nne. Jumbe pia zinapaswa kuishia na jambo ambalo hadhira inaweza kulifanya, kama vile kuhudhuria, kutuma maombi, kupiga kura, kutoa taarifa au kufadhili.

Hadithi hufikisha ujumbe mbali zaidi kuliko kauli. Filamu fupi au hadithi ya picha inayoonyesha uzoefu wa mtu mmoja, iliyosimuliwa kwa ridhaa yake ya kufahamu, mara nyingi hueleza programu vizuri zaidi kuliko ukurasa mzima wa matokeo. Hakikisha kila hadithi inaunga mkono angalau ujumbe mmoja mkuu, ili iutumikie mkakati badala ya kusimama peke yake.

Chagua njia za mawasiliano kwa sababu hadhira zako zinazitumia, si kwa sababu zinavuma. Redio za jamii, makundi ya WhatsApp, mikutano ya maeneo na SMS zinaweza kuwafikia watu wa vijijini vizuri zaidi kuliko tovuti. Wizara na wafadhili wanaweza kuitikia vyema zaidi vikao vya maelezo, ripoti na matukio. Waandishi wa habari wanahitaji taarifa kwa vyombo vya habari zilizo wazi na fursa ya kuwafikia wasemaji.

Panga jinsi maudhui yatakavyotumika tena. Ziara moja ya nyanjani inaweza kuzalisha filamu fupi, mfululizo wa picha, nukuu kwa ajili ya ripoti na vipande vifupi vya video kwa mitandao ya kijamii. Tenga bajeti ya usambazaji pamoja na ya utayarishaji. Mwongozo wa Tume ya Ulaya kwa washirika inaowafadhili unapendekeza kwamba, pale ambapo kuna bajeti ya mawasiliano ya kimkakati, takriban asilimia 30 hadi 50 iende kwenye utayarishaji wa maudhui na asilimia 50 hadi 70 kwenye usambazaji.⁴ Hata nje ya miradi ya Umoja wa Ulaya, huo ni ukumbusho muhimu kwamba maudhui ambayo hakuna anayeyaona hayafanikishi chochote.

Mikakati ya ngazi ya mradi lazima pia itimize masharti ya wafadhili. Kwa mfano, Umoja wa Ulaya unaweka wajibu wa jumla kwa washirika unaowafadhili kutambua chanzo cha ufadhili wa Umoja wa Ulaya na kuhakikisha kwamba ufadhili huo unaonekana, na unaeleza kwamba gharama za kuuonyesha ni gharama zinazostahiki.⁵ Mwongozo wake unaichukulia nembo ya Umoja wa Ulaya, ikiambatana na kauli ya ufadhili, kuwa ishara kuu inayoonekana ya uungaji mkono wake.⁵

Masharti hubadilika, kwa hiyo soma kanuni za sasa za kila ruzuku. Hati ya maswali yanayoulizwa mara kwa mara (FAQ) ya Umoja wa Ulaya yenyewe inabainisha kwamba, tangu mwongozo wake wa 2022, kwa kawaida washirika hawaweki tena bajeti na mpango tofauti wa mawasiliano katika mradi wao, isipokuwa jambo hilo likikubaliwa mapema na Umoja wa Ulaya.⁴ Wafadhili wengine bado huomba mpango kamili katika hatua ya pendekezo. Kubalianeni mapema nani ataidhinisha maudhui na jinsi wafadhili wenza watakavyotambuliwa, ili kuepuka ucheleweshaji baadaye.

Sehemu ya utekelezaji hugeuza mkakati kuwa ratiba. Mwongozo wa OASIS unapendekeza mpango ulio wazi unaogawa rasilimali na kuweka muda wa utekelezaji.¹ Taja mtu anayewajibika kwa kila shughuli, unganisha shughuli na kalenda ya mradi, na weka muda wa uidhinishaji, tafsiri na taratibu za ridhaa.

Amua jinsi utakavyopima mafanikio kabla ya kuanza. Mwongozo huo huo unashauri kufuatilia kazi zinazozalishwa (outputs), uelewa unaopatikana kwa hadhira (outtakes) na matokeo (outcomes) wakati wa kampeni, na kuyatathmini mwishoni.¹ Kusanya takwimu za msingi, chagua viashiria vichache kwa kila lengo, na upitie mkakati angalau mara moja kwa mwaka. Katika uzoefu wetu wenyewe, tunaona kwamba mapitio mafupi katikati ya kazi hugundua matatizo mengi zaidi kuliko ripoti ndefu ya mwisho.

• Malengo ya mawasiliano yanayohusiana na malengo ya shirika au ya mradi
• Malengo yaliyoandikwa kama matokeo yanayopimika
• Hadhira zilizotajwa, kila moja ikiwa na uelewa wa vikwazo na njia zake za mawasiliano
• Jumbe kuu na hoja za ushahidi zilizojaribiwa katika lugha za wenyeji
• Njia za mawasiliano zilizochaguliwa kulingana na hadhira, zikiwa na bajeti ya usambazaji
• Masharti ya wafadhili kuhusu utambuzi na uidhinishaji yaliyothibitishwa
• Wanaowajibika, ratiba na utaratibu wa ridhaa vilivyokubaliwa
• Takwimu za msingi, viashiria na tarehe za mapitio vilivyowekwa