Jinsi ya kuandika hotuba ambayo watu wataikumbuka

Hotuba nyingi ambazo watu huzisahau ziliandikwa kama nyaraka. Mtu fulani alinakili mambo muhimu ya ripoti ya mwaka kwenye muswada, akaongeza shukrani kwa kila mshirika na akampa mzungumzaji usiku wa kuamkia siku ya tukio. Kujifunza jinsi ya kuandika hotuba huanzia mahali pengine: kwa watu watakaosikiliza.

Community Tool Box ya Chuo Kikuu cha Kansas, mwongozo unaotumiwa sana katika kazi za kijamii na za afya ya umma, inapendekeza orodha fupi ya ukaguzi kabla ya wasilisho lolote: ijue hadhira yako itakuwa nani, yajue mazingira, weka wazi malengo yako na andaa muhtasari wa mpangilio.¹ Andika majibu kwa mistari michache. Nani yuko ukumbini? Muda uliotengwa ni kiasi gani? Je, mzungumzaji anafungua mkutano, anazindua ripoti au anafunga warsha? Watu wanapaswa kufikiri nini, kuhisi nini au kufanya nini hotuba inapomalizika?

Ikiwa huwezi kueleza lengo la hotuba kwa sentensi moja, hadhira nayo haitaweza.

Hotuba nzuri hufuata mifumo fulani, na hiyo ni nguvu, si udhaifu. Mwongozo uliochapishwa katika jarida la Toastmasters International unabainisha kwamba utangulizi na hitimisho bora hufuata mifumo iliyo rahisi kujifunza, na unaorodhesha machaguo kama vile kauli inayochochea fikra, takwimu ya kushtua, hadithi, swali lisilo na jibu moja au ulinganisho.² Unaonya kwamba utani unaweza kuwa haufai isipokuwa hotuba nzima ni ya kuchekesha.²

Katika hitimisho, mwongozo huo huo unashauri kurudia ulichosema katika utangulizi, na ikiwa ulianza kwa swali, kulirejea swali hilo hilo.² Unashauri pia kutotangaza "Kwa kuhitimisha" au "Huu ndio mwisho".² Makala ya mwandishi mgeni iliyoandikwa kwa ajili ya Chartered Management Institute inatoa hoja inayohusiana: weka mwanzo na mwisho kuwa mafupi, nenda moja kwa moja kwenye hoja na hifadhi visa, takwimu au vifaa vya kuonyesha kwa ajili ya sehemu ya kati.³

Kwa hotuba nyingi za taasisi, tunatumia muundo rahisi:

• Utangulizi: hadithi moja, ukweli mmoja au swali moja linaloonyesha kwa nini mada ni muhimu kwa hadhira hii.
• Hoja kuu: sentensi moja inayoeleza unachotaka watu waondoke nacho.
• Mawazo makuu mawili au matatu, kila moja likiwa na mfano, mtu au takwimu.
• Kinachofuata: uamuzi, ahadi au hatua unayoiomba.
• Hitimisho: rudi kwenye taswira au swali la utangulizi, kisha nyamaza.

Msomaji anaweza kupunguza kasi, kusoma tena sentensi au kuangalia tanbihi. Msikilizaji hawezi. Kuandika kwa ajili ya sikio kunamaanisha kukubali kwamba kila sentensi inasikika mara moja tu, kwa kasi ya mzungumzaji. Maelezo ya kozi ya uandishi wa habari kutoka Chuo Kikuu cha Kansas yanafupisha nidhamu hii: weka sentensi fupi na rahisi, tumia maneno yanayoshikika ambayo hadhira itayaelewa, pendelea kauli tendaji na wakati uliopo, weka kiima mwanzoni, weka kiima na kitenzi karibu, kuwa na wazo moja jipya tu kwa kila sentensi, na soma maandishi kwa sauti.⁴

Urefu wa sentensi ni kipimo chenye manufaa. Australian Government Style Manual inapendekeza wastani wa maneno 15 kwa sentensi na yasizidi 25, na inashauri kuzigawa sentensi ndefu kuwa mbili.⁵ Inapendekeza pia kubadilisha urefu wa sentensi ili maandishi yawe na mdundo.⁵ Mdundo ni muhimu zaidi katika hotuba kuliko kwenye karatasi, kwa sababu mzungumzaji anahitaji mahali pa kuvuta pumzi na kutua.

Namba zinahitaji uangalifu maalum. Jedwali la asilimia haliwezi kueleweka likisomwa kwa sauti. Chagua takwimu moja, iweke kwa makadirio ikiwa usahihi unaruhusu, na eleza maana yake kwa maisha ya watu.

Wasikilizaji wanahitaji kujua wako wapi. Viashiria kama "Kuna mambo matatu ninayotaka kuwaeleza" au "Badiliko la pili ni gumu zaidi" hufanya kazi ambayo vichwa vya sehemu hufanya katika ripoti. Kurudia, jambo ambalo mhariri angeliondoa kwenye hati, humsaidia msikilizaji kulishika wazo kuu. Rudia sentensi yako kuu angalau mara mbili, kwa maneno yale yale.

Hadithi hufikisha mawazo mbali zaidi kuliko takwimu peke yake. Simulizi fupi na ya kweli kuhusu mtu mmoja, mahali pamoja au uamuzi mmoja huipa hadhira kitu cha kujenga taswira akilini. Katika utendaji wetu wenyewe, tunaziomba timu za programu mifano kabla ya kuanza kuandika rasimu, na tunatumia hadithi tu kwa ridhaa ya watu walio ndani yake. Orodha za shukrani ni za lazima katika matukio mengi, lakini ziweke fupi na uziweke karibu na mwanzo, ili hotuba isimalizike kwa orodha ya majina.

Hotuba lazima isikike kama mzungumzaji. Sikiliza jinsi anavyozungumza katika mikutano au mahojiano, andika misemo anayoitumia na epuka maneno ambayo hangeyasema kamwe. Panga muswada kwa ajili ya kusomwa jukwaani: herufi kubwa, aya fupi na mgawanyo wa kurasa unaoangukia kati ya mawazo, si katikati ya sentensi.

Makala ya CMI inapendekeza chombo cha vitendo: jedwali la muswada lenye safu nne, zinazojumuisha maneno ya kila sehemu kwa sentensi mbili au tatu, muda wa kuzungumza uliojumlishwa, lugha ya mwili na jinsi kila sehemu itakavyowasilishwa, kama vile kutua baada ya hoja muhimu.³ Hata toleo rahisi zaidi, lenye maneno upande wa kushoto na muda na alama za kutua upande wa kulia, humsaidia mzungumzaji mwenye shughuli nyingi anayeyaona maandishi kwa mara ya kwanza asubuhi ya siku ya tukio.

Hotuba inayokumbukwa ni ile ambayo kila mtu anaweza kuifuatilia, wakiwemo watu wasioona, Viziwi au wenye uziwi kiasi, na watu wanaosikiliza kupitia wakalimani. Orodha ya ukaguzi ya W3C Web Accessibility Initiative kwa matukio yanayofikika inawataka wazungumzaji waepuke kuzungumza haraka mno, ili washiriki na wakalimani waweze kwenda sambamba, na watue kati ya mada moja na nyingine.⁶ Inawataka pia wazungumzaji kutaja taarifa zote zilizo kwenye kila slaidi, yakiwemo maandishi na michoro, ingawa si lazima neno kwa neno.⁶

Orodha hiyo hiyo inapendekeza kutuma slaidi na nyaraka nyingine mapema kwa wakalimani na waandaaji wa manukuu, pamoja na maelezo ya vifupisho, istilahi na majina, na kurudia maswali ya hadhira kupitia kipaza sauti kabla ya kuyajibu.⁶ Kwa matukio nchini Rwanda, ambapo hotuba inaweza kuhama kati ya Kinyarwanda, Kiingereza na Kifaransa, nakala ya mapema na orodha fupi ya istilahi huwasaidia wakalimani kwa kiasi kikubwa.

Orodha ya ukaguzi ya Community Tool Box inamalizia kwa mazoezi, matumizi ya vidokezo vya maandishi, kujiandaa kwa maswali na kufuatilia baada ya wasilisho.¹ Mwongozo wa Toastmasters unaongeza kwamba utangulizi na hitimisho vinastahili mazoezi mengi kama kiini cha hotuba.² Mwombe mzungumzaji asome maandishi yote kwa sauti angalau mara moja, ikiwezekana mbele ya mfanyakazi mwenzake, na upime muda.

Mazoezi pia ndipo uhariri hufanyika. Weka alama kila mahali ambapo mzungumzaji anajikwaa: sentensi hizo ni ndefu mno au za kidhahania mno. Ikiwa hotuba inazidi muda uliotengwa, ondoa sehemu nzima badala ya kupunguza maneno kila mahali. Hotuba inayomalizika dakika moja mapema hupokelewa vizuri zaidi kila wakati kuliko ile inayokula muda wa mzungumzaji anayefuata.

• Hadhira, mazingira na muda uliotengwa vimethibitishwa
• Lengo la hotuba limeandikwa kwa sentensi moja
• Utangulizi na hitimisho vinavyoakisiana
• Mawazo makuu mawili au matatu, kila moja likiwa na mfano
• Sentensi zenye wastani wa takriban maneno 15, wazo moja kwa wakati
• Maudhui ya slaidi yanatamkwa kwa sauti, si kuonyeshwa tu
• Nakala ya mapema na orodha ya istilahi vimetumwa kwa wakalimani na waandaaji wa manukuu
• Mazoezi kamili kwa sauti, muda umepimwa na maandishi yamepunguzwa