Matukio mseto: jinsi ya kuwafanya washiriki wa mtandaoni wajione wapo ukumbini

Tukio mseto huwaleta watu pamoja ukumbini na mtandaoni kwa wakati mmoja. Changamoto ni kwamba makundi haya mawili hupata uzoefu tofauti sana. Watu walio ukumbini huona nyuso, husikia maneno ya pembeni na huzungumza wakinywa kahawa. Watu walio mtandaoni huona slaidi, husikia kile tu ambacho vipaza sauti vinanasa na huandika kwenye kisanduku cha gumzo ambacho huenda hakuna anayekisoma.

Lengo la mkutano mseto mzuri si kufanya uzoefu wa mtandaoni ufanane kabisa na ule wa ukumbini, jambo lisilowezekana, bali kuhakikisha kwamba washiriki wa mtandaoni wanaweza kufuatilia, kuchangia na kusikika. Hilo hutegemea zaidi mipango, majukumu na sauti kuliko teknolojia ya gharama kubwa. Matangazo ya moja kwa moja ambayo watu huyatazama tu ni utangazaji; tukio mseto huwakaribisha kushiriki.

Uamuzi wenye manufaa zaidi ni kumteua mwezeshaji tofauti wa mtandaoni. The Turing Way, kitabu cha mwongozo cha jumuiya kuhusu ushirikiano katika utafiti, kinaeleza kwamba ni vigumu mno kwa mtu mmoja kuwa mwezeshaji wa ukumbini na wa mtandaoni kwa wakati mmoja.¹ Mwezeshaji wa mtandaoni huchochea ushiriki, huongoza mazungumzo na husimamia maswali na kura za maoni za mtandaoni.¹ Mwongozo wa mikutano mseto kutoka Chuo Kikuu cha St Andrews unaongeza kwamba mara nyingi husaidia mwenyekiti wa mtandaoni awepo ukumbini, na kwamba mmoja wa waandaaji apatikane kwa washiriki wa mtandaoni wakati wa mapumziko.²

Wape maelekezo pia wenyeviti wote wa vikao. Wenyeviti wanapaswa kupewa maelekezo ya jinsi ya kuwashirikisha aina zote mbili za washiriki.¹ Mwongozo wa Chuo Kikuu cha Bristol unapendekeza kumpangia mfanyakazi mwenzako kufuatilia kitufe cha kunyoosha mkono na gumzo la mtandaoni, ili michango ya walio mbali isipitwe.³

Washiriki walio mbali hupata uzoefu wa tukio karibu kabisa kupitia sauti yake. Hakikisha kila mtu ukumbini anatumia kipaza sauti anapozungumza, na waombe wazungumzaji wajitambulishe ili watu walio mtandaoni wajue nani anaongea.¹ Mwongozo wa St Andrews unapendekeza vipaza sauti vya kubana nguoni kwa wazungumzaji na vipaza sauti vya kushika mkononi kwa maswali ya hadhira, pamoja na skrini mbili ukumbini: moja kwa ajili ya wasilisho na nyingine inayoonyesha washiriki walio mbali.²

W3C inashauri kwamba washiriki wa mtandaoni na wa ukumbini waweze kuonana na kusikiana, na kwamba chochote kinachosemwa na mtu asiye na kipaza sauti kirudiwe na mtu mwenye kipaza sauti.⁴ Weka nafasi ya ukumbi kwa ajili ya mazoezi kamili kwa kutumia vifaa halisi na angalau mjaribu mmoja aliye mbali.² Katika utendaji wetu wenyewe, maswali kutoka kwa hadhira ndiyo sehemu ambako sauti hushindwa mara nyingi zaidi, hivyo tunavijaribu vipaza sauti vinavyozungushwa ukumbini kwa umakini ule ule tunaoutumia kwa jukwaa.

Ushiriki kwa kiasi kikubwa unahusu nani anapata nafasi ya kuzungumza. Mwongozo wa St Andrews unapendekeza kupokea maswali kwa zamu kutoka kwa hadhira ya ukumbini na ya mtandaoni wakati wa kipindi cha maswali.² Mwongozo wa Bristol unaenda mbali zaidi: waalike washiriki wa mtandaoni kuchangia muda wote, au waombe maoni yao kwanza, badala ya kuwapa nafasi mwishoni tu.³ Unapendekeza pia kanuni ya kunyoosha mkono itumike kwa kila mtu, wakiwemo walio ukumbini, ili sauti za juu zaidi ukumbini zisizifunike sauti za jukwaa la mtandaoni.³

Litumie gumzo kikamilifu. Mwezeshaji wa mtandaoni anaweza kuandika jina la kila mzungumzaji mpya kwenye gumzo, na waandishi wa kumbukumbu wa mtandaoni wanaweza kutuma viungo vinavyotajwa na wazungumzaji.¹ Kura za maoni, hati ya pamoja ya kukusanya maswali na vipindi vifupi vya majadiliano ya mtandaoni vyote huwapa washiriki walio mbali sababu ya kuendelea kushiriki badala ya kuacha matangazo yakiendelea kwenye kichupo kingine.

Waraka wa W3C kuhusu ufikiaji wa mikutano ya mbali unapendekeza kutoa manukuu, kutumia huduma ya kitaalamu ya manukuu pale inapowezekana na manukuu ya kiotomatiki vinginevyo, na kuwauliza washiriki mapema kama wanahitaji manukuu yanayoandaliwa na binadamu.⁴ Katika mazingira mseto, manukuu yanapaswa kuonekana kwa hadhira zote mbili kwa wakati mmoja, kwa mfano kwenye skrini ya ukumbini na pia kwenye jukwaa la mtandaoni.⁴ Pale ambapo ukalimani wa lugha ya alama unatumika, chagua jukwaa linalowaruhusu washiriki kuhamisha dirisha la mkalimani na kubadilisha ukubwa wake bila kutegemea slaidi.⁴

Tuma mafaili moja kwa moja, ikiwezekana mapema, badala ya kutegemea kuonyesha skrini, jambo ambalo watumiaji wa programu za kusoma skrini hawawezi kulifikia.⁴ Kutoa zaidi ya njia moja ya kujiunga, kama vile kupiga simu, pia huongeza ufikiaji.⁴ Hili ni muhimu mahali ambapo mtandao si wa kuaminika: W3C pia inashauri kuzima vyumba vya kusubiri vya mtandaoni ili watu wanaokatika waweze kujiunga tena kwa urahisi.⁴

Siku nzima kwenye jukwaa la video huchosha. Mtafiti wa Stanford Jeremy Bailenson amependekeza visababishi vinne vinavyowezekana vya uchovu wa simu za video: kutazamana macho kwa ukaribu na kwa muda mrefu, juhudi ya ziada ya kutuma na kusoma ishara zisizo za maneno, kujiona mwenyewe kwenye skrini muda wote na kushindwa kutembea huku na huko.⁵ Anaziwasilisha hizi kama hoja za kinadharia ambazo bado zinahitaji kujaribiwa, lakini ni ukumbusho mzuri wa kupanga vipindi vifupi vya mtandaoni.⁵ Mwongozo wa Bristol unasema hakuna tatizo kwa washiriki wa mtandaoni kuzima kamera zao wakati hawazungumzi.³

Weka mapumziko kwa hadhira zote mbili na mjulishe kila mtu ratiba, walio mtandaoni na walio ukumbini.⁴ Ikiwa washiriki wanajiunga kutoka kanda za saa tofauti, panga vikao kadhaa au chagua nyakati zinazofaa zaidi ya eneo moja.¹ Kurekodi vikao huwasaidia wasioweza kuhudhuria moja kwa moja, lakini pata ruhusa ya wazi kutoka kwa wawasilishaji na mtu mwingine yeyote anayeonekana kwenye rekodi.²

Kujenga mtandao wa mahusiano ndiyo sehemu ambayo washiriki walio mbali kwa kawaida huikosa. Mwongozo wa St Andrews unapendekeza kikao cha pamoja katika vyumba vidogo vya majadiliano, kuwaoanisha bila mpangilio maalum washiriki wa ukumbini na wa mtandaoni angalau katika mapumziko moja, kuweka vituo vya mazungumzo ukumbini ambapo watu wanaweza kujiunga na kundi la mtandaoni, na kusambaza orodha ya washiriki pamoja na maelezo mafupi kuhusu kila mmoja.² Hakuna kati ya haya kinachohitaji programu maalum, bali mwezeshaji anayewachukulia washiriki wa mtandaoni kama wageni badala ya watazamaji.

• Mwezeshaji wa mtandaoni aliyeteuliwa kwa jina, tofauti na mwenyekiti wa kikao
• Vipaza sauti kwa kila mzungumzaji na kwa maswali kutoka kwa hadhira
• Mazoezi kamili pamoja na mjaribu aliye mbali
• Maswali yanayopokelewa kwa zamu kutoka ukumbini na kutoka jukwaa la mtandaoni
• Manukuu yanayoonekana ukumbini na mtandaoni
• Nyaraka zilizotumwa mapema na chaguo la kujiunga kwa simu
• Mapumziko na ratiba vimetumwa kwa hadhira zote mbili
• Ruhusa ya maandishi kabla ya kurekodi wazungumzaji