Événements hybrides : comment donner aux participants à distance le sentiment d’être présents

Un événement hybride réunit des personnes dans une salle et en ligne au même moment. La difficulté tient au fait que les deux groupes vivent des expériences très différentes. Dans la salle, on voit les visages, on entend les apartés et on échange autour d’un café. En ligne, on voit une diapositive, on entend ce que captent les micros et on écrit dans une fenêtre de discussion que personne ne lit peut-être.

L’objectif d’une bonne conférence hybride n’est pas de rendre l’expérience en ligne identique, ce qui est impossible, mais de faire en sorte que les participants à distance puissent suivre, contribuer et être entendus. Cela dépend bien plus de la préparation, des rôles et du son que d’une technologie coûteuse. Une diffusion en direct que l’on se contente de regarder est une retransmission ; un événement hybride invite le public à entrer.

La décision la plus utile consiste à désigner un animateur en ligne distinct. The Turing Way, un manuel communautaire consacré à la collaboration en recherche, souligne qu’il est extrêmement difficile pour une même personne d’animer à la fois la salle et le public en ligne.¹ L’animateur en ligne soutient la participation, modère les échanges et gère les questions-réponses et les sondages en ligne.¹ Un guide de l’Université de St Andrews sur les conférences hybrides ajoute qu’il est souvent utile que le président de séance chargé du public en ligne soit physiquement présent sur le lieu de l’événement, et qu’un organisateur reste disponible pour les participants en ligne pendant les pauses.²

Donnez aussi des consignes à chaque président de séance. Ceux-ci doivent recevoir des instructions sur la manière d’inclure les deux types de participants.¹ Les recommandations de l’Université de Bristol suggèrent de charger un collègue de surveiller la fonction « lever la main » et la discussion en ligne, afin qu’aucune contribution à distance ne passe inaperçue.³

Les participants à distance vivent l’événement presque entièrement à travers le son. Veillez à ce que chaque personne présente dans la salle utilise un micro pour parler, et demandez aux intervenants de se présenter pour que le public en ligne sache qui a la parole.¹ Le guide de St Andrews recommande des micros-cravates pour les intervenants et des micros à main pour les questions du public, ainsi que deux écrans dans la salle : l’un pour la présentation, l’autre pour afficher les participants à distance.²

Le W3C recommande que les participants en ligne et en présentiel puissent se voir et s’entendre mutuellement, et que tout propos tenu par une personne sans micro soit répété par une personne qui en a un.⁴ Réservez la salle pour une répétition complète avec le matériel réel et au moins un testeur à distance.² Dans notre propre pratique, ce sont les questions de la salle qui posent le plus souvent problème sur le plan sonore : nous testons donc les micros baladeurs avec autant de soin que ceux de la scène.

La participation est avant tout une question de prise de parole. Le guide de St Andrews recommande d’alterner, pendant les questions-réponses, entre les questions du public présent et celles du public en ligne.² Les recommandations de Bristol vont plus loin : invitez les participants virtuels à intervenir tout au long de la séance, ou sollicitez leurs commentaires en premier, plutôt que de ne leur donner la parole qu’à la fin.³ Elles suggèrent aussi d’appliquer à tous, y compris aux personnes présentes, la règle de la main levée, pour que les voix les plus fortes de la salle n’éclipsent pas la plateforme.³

Faites vivre la discussion en ligne. Un animateur en ligne peut y publier le nom de chaque nouvel intervenant, et des preneurs de notes en ligne peuvent partager les liens mentionnés par les intervenants.¹ Les sondages, un document partagé pour recueillir les questions et de courts temps d’échange en ligne donnent tous aux participants à distance une raison de rester impliqués, plutôt que de laisser la diffusion tourner dans un autre onglet.

La note du W3C sur l’accessibilité des réunions à distance recommande de fournir des sous-titres, en faisant appel à un service professionnel de sous-titrage lorsque c’est possible et à des sous-titres automatiques à défaut, et de demander aux participants à l’avance si un sous-titrage manuel est nécessaire.⁴ Dans un format hybride, les sous-titres doivent être visibles par les deux publics en même temps, par exemple sur un écran dans la salle comme sur la plateforme.⁴ Lorsqu’une interprétation en langue des signes est prévue, choisissez une plateforme qui permet aux participants de déplacer et de redimensionner la fenêtre de l’interprète indépendamment des diapositives.⁴

Partagez directement les fichiers, de préférence à l’avance, plutôt que de compter sur le partage d’écran, inaccessible aux utilisateurs de lecteurs d’écran.⁴ Proposer plusieurs façons de se connecter, par exemple par téléphone, améliore aussi l’accès.⁴ C’est important là où les connexions sont instables : le W3C conseille également de désactiver les salles d’attente en ligne, pour que les personnes déconnectées puissent revenir facilement.⁴

Une journée entière sur une plateforme de visioconférence est épuisante. Jeremy Bailenson, chercheur à Stanford, a proposé quatre causes possibles de la fatigue liée aux visioconférences : un regard intense et rapproché, l’effort supplémentaire nécessaire pour émettre et décoder les signaux non verbaux, le fait de se voir constamment à l’écran et l’impossibilité de se déplacer.⁵ Il les présente comme des arguments théoriques qui restent à vérifier, mais elles rappellent utilement de prévoir des séquences en ligne plus courtes.⁵ Les recommandations de Bristol précisent que les participants en ligne peuvent tout à fait garder leur caméra éteinte lorsqu’ils ne parlent pas.³

Prévoyez des pauses pour les deux publics et communiquez les horaires à tous, en ligne comme dans la salle.⁴ Si les participants se connectent depuis différents fuseaux horaires, programmez plusieurs séances ou choisissez des horaires qui conviennent à plus d’une région.¹ Enregistrer les séances aide les personnes qui ne peuvent pas assister en direct, mais obtenez l’autorisation explicite des intervenants et de toute autre personne qui apparaît dans l’enregistrement.²

Le réseautage est ce que les participants à distance perdent généralement. Le guide de St Andrews suggère une séance commune en salles de sous-groupes, des rencontres aléatoires entre participants présents et en ligne pendant au moins une pause, des points de discussion installés sur place où l’on peut rejoindre le public en ligne, et le partage d’une liste des participants accompagnée de courtes présentations.² Rien de tout cela ne nécessite de logiciel particulier, seulement un animateur qui traite le public en ligne comme des invités plutôt que comme des spectateurs.

• Un animateur en ligne désigné, distinct du président de séance
• Des micros pour chaque intervenant et pour les questions de la salle
• Une répétition complète avec un testeur à distance
• Des questions-réponses en alternance entre la salle et la plateforme
• Des sous-titres visibles dans la salle et en ligne
• Des documents partagés à l’avance et une connexion possible par téléphone
• Des pauses et des horaires communiqués aux deux publics
• Une autorisation écrite avant d’enregistrer les intervenants