Mawasiliano ya ndani: kuwafanya wafanyakazi wawe na taarifa na ari

Mawasiliano ya ndani, ambayo wakati mwingine huitwa mawasiliano na wafanyakazi, ni jinsi taasisi inavyowapa watu wake taarifa, inavyowaweka katika mwelekeo mmoja na inavyowasikiliza. Katika shirika lisilo la kiserikali (NGO), wakala wa Umoja wa Mataifa au kampuni inayokua, hili linawajumuisha wafanyakazi wa makao makuu, timu za nyanjani, madereva, watu wanaojitolea na wakandarasi. Mawasiliano yanapofanya kazi, watu wanajua vipaumbele na wanaweza kuvieleza kwa washirika. Yanaposhindwa, uvumi hujaza pengo.

Picha pana inaonyesha kwa nini jambo hili linahitaji kuzingatiwa. Gallup inaripoti kwamba ari ya wafanyakazi duniani ilishuka hadi asilimia 20 mwaka 2025, kiwango chake cha chini kabisa tangu 2020.¹ Inabaini pia kwamba kupungua kwa ari miongoni mwa mameneja ndiko kunakoeleza sehemu kubwa ya anguko la hivi karibuni, huku ari ya mameneja ikishuka kutoka asilimia 31 mwaka 2022 hadi asilimia 22 mwaka 2025.¹ Mawasiliano pekee hayatatatua hilo, lakini mawasiliano duni hulifanya kuwa baya zaidi.

Wafanyakazi wengi husikia kuhusu mabadiliko kutoka kwa mtu wanayeripoti kwake, si kupitia barua pepe kwa wafanyakazi wote. Utafiti wa Gallup unabaini kwamba mameneja wanachangia asilimia 70 ya tofauti katika ari ya timu, na unapendekeza mameneja wafanye mazungumzo yenye maana na wafanyakazi kila wiki.² Wafanyakazi wanaopokea mrejesho kutoka kwa meneja wao kila siku wana uwezekano mara tatu zaidi wa kuwa na ari kuliko wale wanaoupokea mara moja kwa mwaka au chini ya hapo.³

Gallup pia inahoji kwamba mameneja wanahitaji kuhama kutoka kazi za kiutawala kwenda kwenye ukocha kupitia mazungumzo endelevu na wafanyakazi na mrejesho.⁴ Institute of Internal Communication inapendekeza kwamba wataalamu wa mawasiliano ya ndani wanaweza kuwasaidia mameneja na viongozi kuwa wawasilianaji bora kwa kuwapa taarifa za kikazi zilizo wazi na zinazoweza kusambazwa, pamoja na zana za msingi za mawasiliano.⁵ Kwa vitendo, hilo linamaanisha maelezo mafupi ya maelekezo kabla ya tangazo lolote kubwa, yakiwa na hoja kuu, maswali yanayotarajiwa na majibu yanayopendekezwa.

Mkakati wa mawasiliano ya ndani hauhitaji kuwa mrefu. Katika utendaji wetu wenyewe, tunaona kwamba kurasa mbili au tatu, zilizokubaliwa na uongozi na idara ya rasilimali watu, zinatosha kuongoza kazi ya mwaka mzima. Lengo ni kuwa wazi kuhusu nani anahitaji kujua nini, kupitia njia zipi, na utajuaje kwamba inafanya kazi.

Anza kwa kuorodhesha kwa uaminifu hadhira zako za ndani. Afisa wa nyanjani mwenye mtandao usio wa uhakika, timu ya fedha iliyoko Kigali na mjumbe wa bodi aliye nje ya nchi hawahitaji ujumbe ule ule kwa muundo ule ule, kwa wakati ule ule au kwa lugha ile ile. Kisha bainisha:

• Malengo mawili au matatu yanayohusiana na vipaumbele vya taasisi, kama vile kuelewa mkakati mpya au mabadiliko ya sera.
• Hadhira zako za ndani na jinsi kila moja inavyopendelea kupokea taarifa.
• Mchanganyiko wa njia za mawasiliano, kila njia ikiwa na msimamizi wake na mzunguko wake.
• Nani anaidhinisha nini, na kwa haraka kiasi gani habari nyeti zinawafikia mameneja kabla ya kumfikia kila mtu mwingine.
• Jinsi utakavyokusanya maoni na kupima maendeleo.

Taasisi nyingi zinahitaji mchanganyiko wa njia za mawasiliano badala ya chombo kimoja kikamilifu. Mikutano ya timu na maelekezo ya mameneja hubeba muktadha na huruhusu maswali. Barua pepe na intraneti huhifadhi taarifa za rejea. Makundi ya ujumbe mfupi huwafikia wafanyakazi wa nyanjani haraka lakini hujaa kwa urahisi. Mbao za matangazo bado ni muhimu katika maeneo ambapo si kila mtu ana simu au kompyuta ya kazini.

Linganisha njia na ujumbe. Mabadiliko yanayogusa kazi, mishahara au usalama wa watu yanastahili mazungumzo kwanza na ufuatiliaji wa maandishi baadaye. Taarifa za kawaida zinaweza kuwekwa kwenye muhtasari wa habari. Chochote utakachochagua, andika kwa lugha ambazo wafanyakazi wako wanazitumia kweli na kwa maneno rahisi, na epuka kutuma ujumbe ule ule kupitia njia tano kwa wakati mmoja, jambo linalowafundisha watu kuzipuuza zote.

Mawasiliano ya ndani si kutangaza tu. Institute of Internal Communication inawaelezea wataalamu wa mawasiliano ya ndani kama viunganishi ndani ya taasisi, wenye ujuzi wa kusikiliza na wa kukusanya na kuratibu sauti za wafanyakazi.⁵ Tafiti za wafanyakazi, vikao vya maswali na viongozi, masanduku ya maswali yasiyotaja majina na ziara za mara kwa mara nyanjani vyote husaidia.

Kusikiliza hujenga imani tu ikiwa watu wanaona kinachofuata. Toa mrejesho kuhusu ulichosikia na kilichobadilika, hata pale jibu ni hapana. Gallup inabaini kwamba ni wafanyakazi 2 tu kati ya 10 nchini Marekani wanaojihisi kuunganika na utamaduni wa kampuni yao, na kwamba wanaojihisi hivyo wana uwezekano mara 4.3 zaidi wa kuwa na ari kazini.³ Mzunguko unaoonekana kati ya maoni ya wafanyakazi na maamuzi ya uongozi ni njia moja ya vitendo ya kujenga muunganiko huo.

Jarida la wafanyakazi mara nyingi ndilo njia ya ndani inayoonekana zaidi, na ndilo rahisi zaidi kukosea. Majarida dhaifu zaidi ni orodha ya mikutano ya uongozi na picha za warsha. Majarida bora zaidi hujibu swali ambalo kila msomaji anajiuliza: hili lina maana gani kwangu na kwa kazi yangu?

Liweke fupi na litoke kwa mpangilio wa kawaida, ili watu wajue lini watarajie kulipata. Anza na jambo moja ambalo wafanyakazi wanahitaji zaidi kulijua. Waangazie wafanyakazi wenzako kutoka timu na maeneo tofauti, hasa wafanyakazi wa nyanjani ambao kazi yao huonekana mara chache makao makuu. Eleza maamuzi, si matangazo tu. Malizia kila habari kwa hatua inayofuata iliyo wazi au mtu wa kuwasiliana naye, na kila mara hakiki majina, vyeo na ridhaa kabla ya kuchapisha picha ya mfanyakazi mwenzako.

Viwango vya kufungua barua pepe na idadi ya wahudhuriaji vinakueleza jambo fulani, lakini si iwapo watu walielewa au walichukua hatua. Gallup inabainisha kwamba wafanyakazi wanaposhirikishwa katika kuweka malengo, asilimia 76 wanakubali kwa dhati kwamba wanajua kinachotarajiwa kutoka kwao kazini.² Kuelewa vipaumbele ndiyo hasa aina ya matokeo ambayo mawasiliano ya ndani yanapaswa kuyafuatilia.

Uliza maswali machache yale yale kila robo mwaka: je, wafanyakazi wanajua vipaumbele vikuu vya taasisi, je, wanajihisi kupata taarifa za kutosha kuhusu mabadiliko yanayowahusu, na je, wanajua jinsi ya kuwasilisha hoja inayowatia wasiwasi? Changanya majibu hayo na maswali ambayo wafanyakazi huuliza mikutanoni na uvumi ambao mameneja wako huripoti. Kadiri muda unavyokwenda, ishara hizi huonyesha njia na mazoea yapi yanastahili kuendelezwa.

• Malengo mawili au matatu ya mawasiliano ya ndani yaliyokubaliwa na uongozi
• Hadhira za ndani zimeorodheshwa, wakiwemo wafanyakazi wa nyanjani wasio na barua pepe ya kazini
• Maelezo ya maelekezo kwa mameneja kabla ya kila tangazo kubwa
• Mzunguko ulio wazi na msimamizi kwa kila njia
• Maudhui katika lugha wanazotumia wafanyakazi wako, kwa maneno rahisi
• Angalau njia moja ya kudumu ya wafanyakazi kuuliza maswali
• Mrejesho unatolewa pamoja na kilichobadilika kutokana na maoni
• Kipimo kifupi cha kila robo mwaka kuhusu uelewa wa vipaumbele