Muundo wa slaidi za pendekezo kwa wafadhili na washirika

Taasisi nyingi zinahitaji matoleo mawili ya wasilisho lilelile. Slaidi za kuwasilisha ana kwa ana humsaidia mzungumzaji katika mkutano au kongamano, kwa hiyo kila slaidi hubeba kichwa cha habari, picha au chati, na kidogo sana zaidi ya hapo. Slaidi za kutuma mapema husomwa na mtu peke yake, na mara nyingi hutumwa kwa wengine ndani ya timu ya mfadhili, kwa hiyo kila slaidi lazima ieleweke bila mtu yeyote kuieleza.

Kujaribu kufanya faili moja litimize kazi zote mbili ndiyo sababu ya kawaida zaidi inayofanya slaidi zishindwe. Andaa kwanza toleo la kusomwa peke yake, kwa sababu linakulazimisha kuandika hoja yako kwa maandishi. Kisha lipunguze kwa ajili ya ukumbi na uhamishe taarifa za kina kwenye maelezo ya mzungumzaji au kiambatisho.

Wafadhili na washirika huuliza maswali machache yaleyale: tatizo ni nini, kwa nini ninyi, nini kitabadilika, mtajuaje, na mnataka nini kutoka kwetu. Muundo mzuri wa slaidi za pendekezo (pitch deck) huyajibu kwa mpangilio huo, katika takriban slaidi kuu 10 hadi 15, na kila kitu kingine kikiwekwa kwenye kiambatisho.

• Slaidi ya kichwa: ninyi ni nani na sentensi moja kuhusu mnachopendekeza
• Ombi: mnachotaka kutoka kwa mfadhili au mshirika huyu, kikielezwa waziwazi
• Tatizo: nani anaathirika, wapi, na mnajuaje
• Mbinu yenu: mtakachofanya na kwa nini kinapaswa kufanikiwa
• Rekodi ya kazi: kile ambacho tayari mmetekeleza, pamoja na ushahidi
• Matokeo: nini kitabadilika, na viashiria mtakavyoripoti
• Washirika na majukumu: nani anafanya nini
• Timu: watu wanaowajibika kwa utekelezaji
• Muhtasari wa bajeti na ratiba: jinsi fedha zinavyogawanywa na hatua muhimu
• Hatari na jinsi mtakavyozidhibiti
• Hitimisho: ombi kwa mara nyingine, na mtu wa kuwasiliana naye anayetajwa kwa jina

Seti nyingi za slaidi huanza na historia ya taasisi na kufichua ombi kwenye slaidi ya mwisho. Wasomaji wanaoacha baada ya slaidi tatu hawalioni kamwe. Waandishi wa habari hutatua tatizo hili kwa piramidi iliyogeuzwa (inverted pyramid), ambapo taarifa muhimu zaidi, hata hitimisho, huja kwanza.¹ Nielsen Norman Group inabainisha kwamba wasomaji wanaosoma mwanzo tu bado wanajua maandishi yanahusu nini.¹

Mwongozo wa lugha rahisi wa serikali ya Marekani unasema jambo hilohilo: anza kwa kueleza madhumuni yako na hoja kuu, weka taarifa muhimu zaidi mwanzoni, na acha maelezo ya usuli karibu na mwisho.² Katika wasilisho kwa wafadhili, hii inamaanisha kwamba ombi linapaswa kuwa kwenye slaidi ya pili, si slaidi ya kumi na tano.

Inasaidia kufikiria jinsi kazi yako itakavyotathminiwa baadaye. Kamati ya Misaada ya Maendeleo (DAC) ya OECD imeweka vigezo sita vya tathmini: umuhimu (relevance), uwiano (coherence), ufanisi (effectiveness), matumizi bora ya rasilimali (efficiency), athari (impact) na uendelevu (sustainability).³ Huhitaji slaidi yenye kichwa cha kila neno, lakini slaidi zako za tatizo, mbinu, matokeo na bajeti kwa pamoja zinapaswa kujibu vigezo vyote sita.

Unapoonyesha takwimu, chagua chati kulingana na hoja unayotoa. Visual Vocabulary ya Financial Times hupanga chati kulingana na uhusiano uliopo katika data, kwa mfano mkengeuko (deviation), mpangilio wa nafasi (ranking), ukubwa (magnitude) au mtiririko (flow).⁴ Slaidi inayosema "uandikishaji uliongezeka katika wilaya zote tano" inahitaji chati inayoonyesha mabadiliko, si chati ya duara. Weka matokeo kwenye kichwa cha habari cha slaidi ili chati iyathibitishe badala ya kuyaficha.

Usanifu mzuri wa slaidi za pendekezo kwa kiasi kikubwa ni kujizuia. Ipe kila slaidi ujumbe mmoja, ulioandikwa kama kichwa cha habari chenye sentensi kamili. Tumia picha, chati au mchoro mmoja wenye nguvu kuuunga mkono. Mwongozo wa W3C kuhusu mawasilisho yanayofikika unawaomba wazungumzaji kupunguza kiasi cha maandishi kwenye kila slaidi na kufanya maandishi na vielelezo muhimu kuwa vikubwa vya kutosha kusomeka kutoka nyuma ya ukumbi.⁵

Utofauti wa rangi ni muhimu sawa na ukubwa. Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) zinaweka uwiano wa chini wa utofautishaji wa 4.5:1 kwa maandishi ya kawaida na 3:1 kwa maandishi makubwa, yaani angalau pointi 18, au pointi 14 kwa herufi nzito.⁶ Maandishi ya kijivu hafifu kwenye slaidi nyeupe, au maandishi meupe juu ya picha yenye vitu vingi, mara nyingi hayafikii kiwango hicho. Jaribu seti yako ya rangi kabla ya kuandaa slaidi, si baadaye.

• Ujumbe mmoja kwa kila slaidi, kwenye kichwa cha habari
• Picha halisi za kazi yenu, zinazotumika kwa ridhaa
• Chati zenye ujumbe mkuu ulio wazi na mihimili iliyowekewa lebo
• Mpangilio thabiti ili msomaji ajifunze mahali pa kuangalia

Slaidi za ushirikiano zina kiini tofauti. Mfadhili huuliza kama kazi yako inastahili fedha. Mshirika, kama kampuni, wizara au taasisi nyingine, huuliza ushirikiano utasaidiaje malengo yake mwenyewe na utagharimu nini kwa muda na sifa.

Baki na muundo wa msingi uleule lakini badilisha msisitizo. Ongeza slaidi kuhusu malengo ya pamoja, mgawanyo wazi wa majukumu na wajibu, jinsi maamuzi yatakavyofanywa, na jinsi kila mshirika atakavyotambuliwa na kuonekana. Kuwa mahususi kuhusu unachohitaji kutoka kwao katika miezi sita ya kwanza. Katika kazi yetu wenyewe, tunaona kwamba mchoro rahisi wa nani anafanya nini hujibu maswali mengi kuliko slaidi kadhaa za maandishi.

W3C inapendekeza kuwapa washiriki, wakalimani na wanaoandaa manukuu slaidi na nakala za kugawa mapema pale inapohitajika, na kueleza kwa maneno taarifa zote muhimu za kuona unapowasilisha.⁵ Pia inapendekeza kwamba sauti yoyote unayotumia, kama filamu fupi, ipatikane kwa maandishi, kwa mfano kupitia manukuu.⁵

Tuma toleo la kusomwa peke yake kama PDF yenye jina la faili lililo wazi na tarehe, na liweke fupi kiasi cha kuweza kutumwa kwa wengine. Baada ya mkutano, fuatilia kwa kutuma kiambatisho kamili, maelezo ya kina ya bajeti na ripoti zozote ulizozitaja, ili timu ya mfadhili iwe na kila kitu mahali pamoja.

• Amua kama slaidi zitawasilishwa ana kwa ana, zitasomwa na mtu peke yake, au yote mawili
• Eleza ombi ndani ya slaidi mbili za kwanza
• Jibu: tatizo, mbinu, ushahidi, matokeo, timu, bajeti, hatari
• Andika kila kichwa cha habari cha slaidi kama sentensi kamili
• Linganisha kila chati na hoja inayotoa
• Kagua ukubwa wa maandishi na utofautishaji wa rangi kwa kuzingatia WCAG
• Hamishia taarifa za kina kwenye maelezo ya mzungumzaji au kiambatisho
• Tuma slaidi mapema wakalimani au wanaoandaa manukuu wanapohusika