Lugha rahisi: jinsi ya kuandika ili kila mtu aelewe

Mara nyingi lugha rahisi hudhaniwa kuwa ni maneno mafupi na sauti ya kirafiki tu. Shirikisho la Kimataifa la Lugha Rahisi (International Plain Language Federation) linatoa fasili yenye manufaa zaidi: mawasiliano yako katika lugha rahisi ikiwa maneno, muundo na usanifu wake ni wazi kiasi kwamba wasomaji waliokusudiwa wanaweza kupata kwa urahisi wanachohitaji, kuelewa wanachokipata na kutumia taarifa hiyo.¹

Mambo matatu yanatokana na fasili hiyo. Inawahusu wasomaji waliokusudiwa, hivyo maandishi yaleyale yanaweza kuwa rahisi kwa wahandisi na yasiwe wazi kwa wakulima. Inajumuisha muundo na usanifu pamoja na maneno. Na hupimwa kwa kile ambacho wasomaji wanaweza kufanya baadaye. Shirikisho hilo linabainisha kwamba fasili hii ndiyo msingi wa kiwango cha lugha rahisi kilichochapishwa na Shirika la Kimataifa la Viwango (ISO) mwaka 2023.¹

Kwa taasisi zinazohudumia umma, uandishi usio wazi una gharama halisi: fomu zinazojazwa vibaya, simu kwa madawati ya msaada, ushauri usiofuatwa na ripoti ambazo hakuna anayezimaliza kusoma. GOV.UK imefanya Kiingereza rahisi kuwa lazima kwa maudhui yake yote, ikieleza kwamba watu wengi wanaohitaji kuyasoma watapata shida isipokuwa lugha iwe rahisi.²

Lugha rahisi pia inawaheshimu wasomaji wanaotumia Kiingereza kama lugha ya pili au ya tatu, ambao katika Afrika Mashariki mara nyingi ndio sehemu kubwa ya hadhira yako. Mwongozo wa Mtindo wa Serikali ya Australia (Style Manual) unabainisha kwamba maneno ya kawaida na rahisi huwasaidia watu wenye kiwango cha chini cha kusoma na kuandika, watu wenye ulemavu na watu wanaozungumza Kiingereza kama lugha ya pili.³ Nchini Rwanda, ambako mara nyingi nyaraka huhamishwa kati ya Kinyarwanda, Kiingereza na Kifaransa, maandishi chanzo yaliyo rahisi pia hutafsiriwa kwa usahihi zaidi.

Pingamizi linalotolewa mara nyingi zaidi ni kwamba lugha rahisi itaifanya kazi ya kitaalamu ionekane nyepesi mno kwa wafadhili, wizara au washirika wa kitaaluma. Ushahidi unaonyesha kinyume chake. GOV.UK inaripoti kwamba watu wenye viwango vya juu vya elimu ya kusoma na kuandika hupendelea Kiingereza rahisi, na kwamba wataalamu wanaoweza kuelewa lugha changamano hawataki kuisoma ikiwa kuna mbadala.²

Utafiti wa utumiaji uliofanywa na Nielsen Norman Group kwa wataalamu wa sayansi, teknolojia na tiba uligundua kwamba hata wasomaji wenye elimu ya juu wanataka taarifa fupi zinazoweza kupitiwa kwa haraka.⁴ Unapendekeza kuandika kwa kiwango cha usomaji cha takriban darasa la 6 hadi la 8 kwa hadhira ya jumla na darasa la 10 hadi la 12 kwa wataalamu, na unabainisha kwamba hakuna aliyewahi kulalamika kuwa maandishi yalikuwa rahisi mno kueleweka.⁴

Miongozo mingi ya uandishi kwa lugha rahisi inakubaliana juu ya mazoea machache. Mwongozo wa Mtindo wa Australia unashauri kutumia maneno ya kila siku ambayo watu wengi wanayaelewa, kulenga wastani wa takriban maneno 15 kwa sentensi, na kupendelea kauli tendaji kwa sababu ni ya moja kwa moja zaidi na mara nyingi ni fupi zaidi.³ GOV.UK inapendekeza kugawanya sentensi zenye maneno zaidi ya 25 na kutotumia maneno rasmi au marefu pale ambapo maneno rahisi au mafupi yanatosha.²

Lugha ya kitaalamu isiyoeleweka na wengi (jargon) inahitaji uangalifu maalumu katika kazi za maendeleo, ambako vifupisho na istilahi za sekta hulimbikizana haraka. Digital.gov inatofautisha lugha hiyo, inayoieleza kama lugha tata inayotumiwa kuvutia badala ya kufahamisha, na istilahi za kiufundi zinazohitajika.⁵ Ushauri wake ni kutumia lugha ya kila siku mara nyingi iwezekanavyo na, pale istilahi ya kiufundi isipoepukika, kuifafanua mahali unapoitumia badala ya kwenye faharasa ndefu.⁵

• Andika "tutafanya" na "unapaswa", si "inatarajiwa kwamba".
• Tumia vitenzi, si nomino zilizotokana na vitenzi: "amua", si "fanya uamuzi kuhusu".
• Andika kifupisho kwa ukamilifu mara ya kwanza na ujiulize kama unakihitaji kabisa.
• Tumia istilahi ileile kwa jambo lilelile katika maandishi yote.

Maneno mazuri hayawezi kuokoa hati iliyopangwa vibaya. Digital.gov inashauri kuweka taarifa muhimu zaidi mwanzoni, ukianza na lengo lako na hoja kuu, na kuweka taarifa za usuli kuelekea mwisho pale tu zinapohitajika.⁶ Pia inapendekeza kuwasilisha hatua za mchakato kwa mpangilio ambao msomaji atazifuata, na kuweka taarifa za jumla kabla ya vighairi na masharti.⁶

Jiulize msomaji wako atakuwa na maswali gani, kisha uyajibu kwa mpangilio huo chini ya vichwa vilivyo wazi na vinavyoeleza maudhui. Kwa ripoti ndefu, Digital.gov inapendekeza jedwali la yaliyomo linalofanya kazi kama ramani ya kuaminika ili wasomaji wapate wanachohitaji haraka.⁶ Katika utendaji wetu wenyewe, mara nyingi tunageuza maswali muhimu kuwa vichwa katika mihtasari na nyaraka fupi, kwa sababu wasomaji hutafuta kwanza swali lao wenyewe.

Huwezi kuyapima maandishi yako mwenyewe kama mtu anayeyasoma kwa mara ya kwanza. Mwongozo wa Digital.gov wa kupima uelewa unaeleza upimaji kwa kueleza kwa maneno mengine, ambapo msomaji mmoja mmoja anaeleza maandishi mafupi kwa maneno yake mwenyewe, na upimaji wa utumiaji, ambapo wasomaji wanajaribu kupata na kutumia taarifa katika hati ndefu au tovuti.⁷ Unashauri kupanga kupima angalau mara mbili, ukirekebisha kati ya awamu.⁷

Upimaji hauhitaji maabara. Watu wachache kutoka hadhira halisi, ukurasa uliochapishwa na maswali machache ya wazi kama "Ungefanya nini baada ya hapa?" mara nyingi hufichua matatizo ambayo mwandishi hakuweza kuyaona. Vipimo vya usomekaji vinaweza kubainisha sentensi ndefu, lakini ni wasomaji pekee wanaoweza kukueleza kama walielewa na waliweza kuchukua hatua.

Lugha rahisi hudumu inapokuwa mazoea badala ya uhariri wa mara moja. Kubalianeni kanuni chache, ziongezeni kwenye mwongozo wenu wa mtindo, na wapeni waandishi mifano ya kabla na baada kutoka kwenye nyaraka zenu wenyewe. Waombeni wakaguzi watoe maoni kuhusu uwazi pamoja na maudhui, na hakikisheni viongozi wanaona mihtasari rahisi kama sifa nzuri, si njia ya mkato.

Anzeni na nyaraka ambazo watu hutumia zaidi: fomu za maombi, matangazo kwa jamii, kurasa za tovuti na mihtasari kwa viongozi. Hapa ndipo uandishi usio wazi unagharimu zaidi na maboresho yanaonekana kwa urahisi zaidi. Kisha endeleeni na ripoti ndefu, mkitumia kipimo kilekile kwa kila ukurasa: je, msomaji aliyekusudiwa angeweza kupata anachohitaji, kukielewa na kuchukua hatua?

• Fahamu wasomaji uliowakusudia ni akina nani na wanahitaji kufanya nini
• Taarifa muhimu zaidi na hoja kuu mwanzoni
• Vichwa vilivyo wazi na vinavyoeleza maudhui, vinavyoendana na maswali ya wasomaji
• Maneno ya kila siku, na istilahi za kiufundi zimefafanuliwa zinapotumika
• Sentensi zenye wastani wa takriban maneno 15, na hakuna inayozidi 25 bila sababu nzuri
• Kauli tendaji, "wewe" na "sisi"
• Vifupisho vimeandikwa kwa ukamilifu au vimeondolewa
• Maandishi yamepimwa kwa wasomaji halisi angalau mara mbili