Uhariri na usomaji wa prufu: orodha ya ukaguzi kabla ya kuchapisha

Makosa mengi yanayoufikia umma hupenya kwa sababu mtu mmoja aliyechoka alijaribu kufanya kila aina ya ukaguzi katika usomaji mmoja. Inasaidia kutenganisha kazi hizi. Uhariri huangalia kazi nzima: je, hoja kuu iko wazi, inamfaa msomaji na ushahidi una nguvu ya kutosha? Uhariri wa lugha (copy editing) hufanya kazi sentensi kwa sentensi kuhusu uwazi, ulinganifu na mtindo wa taasisi. Usomaji wa prufu ni upitiaji wa mwisho wa kutafuta makosa.

Maabara ya Uandishi Mtandaoni ya Chuo Kikuu cha Purdue (Purdue OWL) inashauri kushughulikia kwanza hoja kuu, wasomaji na lengo, na ushahidi, na kuacha sarufi na matumizi ya lugha kwa hatua ya kunadhifisha, unapozingatia undani.¹ Inaueleza usomaji wa prufu kuwa kimsingi ni kutafuta makosa katika maandishi yako, ya kisarufi na ya uchapaji.² Kufanya kazi hizi kwa mpangilio huokoa muda, kwa sababu hakuna maana ya kusahihisha koma katika aya unayokaribia kuifuta.

Anza kwa kusoma rasimu nzima kama msomaji aliyekusudiwa angeisoma. Hatua za Purdue za kurekebisha maandishi zinakutaka kupata hoja yako kuu, kubainisha wasomaji wako na lengo lako, kutathmini ushahidi wako na kubakiza mawazo yanayohusiana na hoja kuu pekee.¹ Ikiwa huwezi kueleza kwa sentensi moja lengo la sura ya ripoti au taarifa kwa vyombo vya habari, hakuna kiasi cha usomaji wa prufu kitakachoiokoa.

Kumbuka kwamba wasomaji wa mtandaoni mara chache husoma kila neno. Katika utafiti mashuhuri wa Jakob Nielsen wa mwaka 1997 kwa Nielsen Norman Group, asilimia 79 ya watumiaji walioshiriki katika majaribio daima walipitia kurasa mpya kwa haraka na ni asilimia 16 tu waliosoma neno kwa neno.³ Makala hiyo hiyo inapendekeza vichwa vidogo vyenye maana badala ya vya kiujanja, orodha za vitone, wazo moja kwa kila aya na kuanza na hitimisho.³ Katika hatua hii, hakiki kwamba vichwa vyako peke yake vinasimulia habari nzima.

Katika uhariri wa lugha ndipo sentensi ndefu na zilizochanganyika hugeuka kuwa fupi na zilizo wazi. Mwongozo wa lugha rahisi wa serikali ya Marekani kwenye Digital.gov unashauri kueleza wazo moja tu katika kila sentensi, na unabainisha kwamba sentensi ndefu na tata mara nyingi humaanisha kuwa mwandishi hana uhakika anataka kusema nini.⁴ Unapendekeza aya zisizozidi maneno 150 katika sentensi tatu hadi nane, zinazohusu mada moja tu.⁴

Vifupisho vinahitaji uangalifu maalumu katika uandishi wa masuala ya maendeleo, ambako ripoti zinaweza kuzama katika vifupisho. Digital.gov inashauri kufafanua kifupisho mara ya kwanza unapokitumia na kutotumia zaidi ya vitatu katika hati moja, ikiwezekana viwili.⁵ Katika uhariri wa lugha pia ndipo unapotumia mtindo wa taasisi yako: tahajia (kwa Kiingereza, organisation au organization), herufi kubwa, tarehe, namba na jinsi mnavyowataja washirika na maeneo. Katika utendaji wetu wenyewe, tunatunza orodha fupi ya maamuzi yanayojitokeza mara nyingi zaidi ili kila mhariri ayatumie kwa njia ileile.

Makosa yanayoleta madhara makubwa zaidi mara chache huwa makosa ya tahajia. Ni jina la waziri au mshirika lililoandikwa vibaya, cheo kisicho sahihi, takwimu isiyolingana na ripoti chanzo, au tarehe iliyobadilika tangu rasimu ya kwanza. Haya yanahitaji ukaguzi wa pekee dhidi ya nyaraka asilia, si usomaji makini tu.

Katika utendaji wetu, tunachapisha au kutoa orodha ya kila jina, cheo, takwimu, tarehe na jina la mahali katika hati na kuweka alama kwa kila kimoja dhidi ya chanzo chake. Tunahakiki kwamba asilimia zinajumlika ipasavyo, kwamba jumla katika majedwali zinalingana na jumla katika maandishi, na kwamba takwimu iliyonukuliwa katika muhtasari ni ileile iliyo katika sehemu kuu. Majina ya mahali na istilahi za Kinyarwanda, Kifaransa au Kiswahili hukaguliwa na mtu anayezifahamu vizuri.

Usomaji wa prufu hufanya kazi vizuri zaidi kwa macho mapya. Purdue OWL inapendekeza kuacha muda baada ya kumaliza ili kujitenga na maandishi, iwe siku moja au mbili, wiki moja au hata dakika 20, kisha kuchapisha nakala ya karatasi na kusoma polepole, na mwisho kumwomba mtu mwingine aipitie.² Pia inaonya kwamba usitegemee tu kikagua tahajia cha kompyuta yako, kwa sababu hakitagundua kila kitu, na kuwa mwangalifu hasa na maneno ya Kiingereza kama your na you're au there, their na they're.⁶ Mbinu nyingine kutoka katika mwongozo huo huo zinafaa vizuri kwa timu zenye shughuli nyingi:⁶

• Soma polepole na kwa sauti ili kugundua maneno yaliyokosekana au yaliyorudiwa.
• Soma sentensi moja moja kuanzia ya mwisho kurudi ya kwanza ili kujikita katika muundo wa kila sentensi.
• Tafuta aina moja ya kosa kwa wakati mmoja badala ya kila kitu kwa pamoja.
• Andika makosa unayoyafanya mara nyingi zaidi na uyatafute kwa makusudi.

Makosa mengi hujificha nje ya maandishi makuu: katika viungo, vichwa, majina ya faili na maelezo ya picha. Mwongozo wa Serikali ya Uingereza kuhusu kuchapisha nyaraka zinazofikika unawataka waandishi kuhakikisha kwamba maandishi ya kiungo yanaeleza wazi kiungo kinaelekea wapi, kutumia mitindo halisi ya vichwa badala ya maandishi mazito, na kuipa kila hati jina lenye maana.⁷ Pia unapendekeza kuendesha zana ya programu yako ya kukagua ufikiaji kabla ya kupakia hati.⁷

Mwongozo huo huo unapendekeza kulenga takriban maneno 25 au machache zaidi kwa sentensi na kueleza istilahi za kitaalamu, vifupisho au vifupisho vya herufi za mwanzo mara ya kwanza unapozitumia.⁷ Kwa taarifa kwa vyombo vya habari, ongeza ukaguzi wa mwisho ulio dhahiri: mstari wa zuio la uchapishaji, anwani za mawasiliano na kubofya kila kiungo mara nyingine tena kwenye ukurasa uliochapishwa.

Orodha ya ukaguzi hufanya kazi tu ikiwa kuna mtu anayeisimamia. Kubalianeni mapema nani anahariri muundo, nani anahariri lugha, nani anahakiki ukweli dhidi ya vyanzo na nani anatoa idhini ya mwisho. Wakaguzi wa ngazi za juu wana manufaa zaidi katika hatua ya muundo, si hatua ya koma, hivyo wapeni rasimu mapema.

Katika utendaji wetu wenyewe, mtu aliyeandika maandishi kamwe si msomaji pekee wa prufu yake. Weka usomaji wa mwisho ndani ya ratiba badala ya kuubana baada ya usanifu, kwa sababu kusahihisha ripoti iliyokwishapangwa kurasa au filamu yenye manukuu ni polepole kuliko kusahihisha rasimu.

• Hoja kuu iko wazi kwa sentensi moja, na vichwa vinasimulia habari
• Wazo moja kwa kila sentensi na aya fupi
• Vifupisho vimefafanuliwa vinapotumika mara ya kwanza na vimepunguzwa kadiri iwezekanavyo
• Mtindo wa taasisi umetumika kwenye tahajia, tarehe na namba
• Majina, vyeo, takwimu na tarehe vimehakikiwa dhidi ya vyanzo
• Prufu imesomwa kwenye nakala iliyochapishwa au polepole kwa sauti, baada ya mapumziko
• Viungo, vichwa na majina ya faili vimehakikiwa na zana ya kukagua ufikiaji imeendeshwa
• Mtu wa pili amesoma toleo la mwisho