Mpango wa mawasiliano wakati wa dharura: jinsi ya kujiandaa kabla haijatokea

Mpango wa mawasiliano wakati wa dharura ni hati inayoieleza timu yako nini cha kufanya, na nini cha kusema, katika saa zinazofuata baada ya jambo kuharibika. Kwa NGO au shirika, jambo hilo linaweza kuwa tuhuma za ukiukaji wa ulinzi wa watu (safeguarding), ajali katika eneo la mradi, uvujaji wa data, mlipuko wa ugonjwa katika eneo la programu au chapisho la kupotosha linalosambaa usiku mmoja.

Kasi ni muhimu kwa sababu dharura hutegemea muda, na chanzo cha kwanza cha taarifa mara nyingi huwa ndicho ambacho watu hukipendelea.¹ Mwongozo wa Shirika la Afya Duniani (WHO) kuhusu mawasiliano ya hatari wakati wa dharura unaeleza wazi kwamba mipango lazima ifanyike mapema na iwe mchakato endelevu, unaozingatia kujiandaa pamoja na kukabiliana na dharura.² Kuandika mpango katikati ya dharura kunamaanisha kufanya maamuzi kwa polepole katika wakati mbaya kuliko yote.

Mawasiliano wakati wa dharura na mawasiliano kuhusu hatari yanaingiliana: moja linahusu jinsi taasisi yako inavyojibu, jingine linahusu kuwasaidia watu kuelewa tishio na kuchukua hatua. Vituo vya Kudhibiti na Kuzuia Magonjwa vya Marekani (CDC) vilijenga mbinu yake ya Crisis and Emergency Risk Communication (CERC) juu ya kanuni sita, na kwa mtazamo wetu zinafaa kwa taasisi yoyote, si mashirika ya afya peke yake:¹

• Kuwa wa kwanza: wasiliana haraka, kwa sababu dharura hutegemea muda.
• Kuwa sahihi: usahihi hujenga uaminifu, kwa hiyo eleza kinachojulikana, kisichojulikana na kinachofanyika.
• Kuwa wa kuaminika: usiwahi kuhatarisha ukweli.
• Onyesha huruma: tambua madhara na mateso kwa maneno.
• Himiza hatua: wape watu mambo yenye maana ya kufanya.
• Onyesha heshima: hasa pale watu wanapojihisi hatarini.

Government Communication Service ya Serikali ya Uingereza inapanga mpango wa mawasiliano wakati wa dharura chini ya vichwa vinne: Mkakati, Mbinu, Mpangilio wa Taasisi na Watu.³ Chini ya Mbinu inaorodhesha kitabu cha marejeo ya haraka, kauli za awali na jumbe kuu, taratibu za uidhinishaji, orodha za mawasiliano, pamoja na njia za mawasiliano na violezo.³ CDC inaongeza kwamba mpango unapaswa kuwa na uthibitisho uliosainiwa na uongozi wa juu na makubaliano yaliyo wazi kuhusu nani anatoa nini, lini na kwa namna gani.⁴ Ukirekebishwa kwa ajili ya NGO au shirika, mpango mfupi unapaswa kujumuisha:

Uweke mfupi kiasi cha kuweza kutumika chini ya shinikizo. Mpango wa kurasa chache, wenye viambatisho vya mawasiliano na violezo, una manufaa zaidi kuliko kitabu kirefu cha maelekezo ambacho hakuna anayekifungua. Hifadhi nakala mahali ambapo timu inaweza kuifikia bila mtandao na kupitia simu, kwa sababu ni nadra dharura kuanza wakati wa saa za kazi au karibu na kompyuta.

• Matukio yanayoweza kuikumba taasisi yako na nani anaongoza katika kila moja.
• Timu ya dharura, pamoja na manaibu na namba za simu za nje ya saa za kazi.
• Taratibu za uidhinishaji, ikiwemo nani anaweza kuidhinisha taarifa usiku.
• Wasemaji kwa aina tofauti za dharura.
• Orodha za mawasiliano za vyombo vya habari, washirika, wafadhili, mamlaka na wafanyakazi.
• Taarifa za awali zilizoandaliwa mapema na violezo vya maswali na majibu.
• Njia za mawasiliano utakazotumia, kuanzia tovuti yako hadi makundi ya WhatsApp.

Ni katika uidhinishaji wa polepole ndipo majibu mengi ya dharura hushindwa. CDC inapendekeza watu watatu waidhinishe hati kabla ya kutolewa: kiongozi wa mawasiliano anayewajibika kwa sifa ya taasisi, kiongozi wa sera anayehakiki kwamba haipingani na sera za taasisi, na mtaalamu wa mada aliye mwepesi na mwenye ujuzi.⁴ Inashauri idara ya sheria isihusishwe katika uidhinishaji wa kawaida isipokuwa kama mada ina athari mahususi za kisheria.⁴

Usiwachague wasemaji kwa sababu ya nafasi zao katika taasisi pekee, na uwape mafunzo na mafunzo ya kujikumbusha mara kwa mara.⁴ Panga pia kwa ajili ya watu walio nyuma ya juhudi hizo. Government Communication Service inaonya kwamba dharura huathiri watu kihisia na kimwili, na kwamba timu zinahitaji mpango wa msaada na wa kuongeza nguvu kazi ya ziada.³

Taarifa ya awali (holding statement) ni ujumbe mfupi ulioidhinishwa mapema unaokupa muda wakati unakusanya ukweli. Government Communication Service inaorodhesha kuandaa na kuidhinisha taarifa ya awali ya kutolewa mara moja kama kazi ya saa ya kwanza, na inashauri kuidhinisha mapema kauli za awali zinazotokana na jumbe zako kuu ili ziweze kutumika kwa haraka.³ CDC inapendekeza kuandaa jumbe zenye nafasi wazi za kujaza, kuidhinisha mapema kadiri iwezekanavyo, na kuhakiki kwamba maandishi yaliyoandaliwa mapema yanaendana na dharura halisi kabla ya kutolewa.⁴

Taarifa yako ya kwanza inapaswa kusema kwamba unafahamu hali hiyo na unashiriki katika kuikabili, na inapaswa kuonyesha huruma na kutambua wasiwasi wa umma.⁴ Watu walio na hofu hupata shida kupokea taarifa nyingi, kwa hiyo weka jumbe za kwanza rahisi na zinazohusu kile kinachohitajika mara moja tu.⁵ Eleza unachokijua, usichokijua na unachofanya ili kujua, na usikisie wala usitumie ucheshi.⁵ Muundo rahisi unaofanya kazi:

• Kilichotokea, katika sentensi moja ya kiukweli, pamoja na tarehe na mahali.
• Kujali kwenu kwa watu walioathirika.
• Mnachofanya sasa.
• Kile ambacho watu wanapaswa kufanya, ikiwa kipo.
• Lini na wapi mtatoa taarifa inayofuata.

Marejeo ya haraka ya Government Communication Service yanaeleza mfuatano.³ Katika saa ya kwanza: thibitisha ukweli, wajulishe viongozi wa juu, toa taarifa ya awali, anza kufuatilia vyombo vya habari na mitandao ya kijamii, na sitisha machapisho yaliyopangwa yasiyohusiana. Katika siku ya kwanza: thibitisha majukumu na zamu, mwandae msemaji, weka kumbukumbu ya kila ombi la vyombo vya habari, wajulishe wafanyakazi na chapisha maelekezo yanayokidhi matakwa ya ufikiaji. Katika wiki ya kwanza: toa taarifa za mara kwa mara ndani ya taasisi, kwa wadau na kwa umma, na tathmini athari za mawasiliano yako.³

Kusikiliza ni sehemu ya kukabiliana na dharura. WHO inapendekeza kufuatilia na kujibu uvumi, maoni ya umma na wasiwasi wake, na inasema jumbe zinazolingana zinapaswa kutolewa mapema na vyanzo tofauti vya taarifa.² Ukweli unapobadilika, sasisha taarifa zako haraka, kwa sababu jumbe zisizolingana huongeza wasiwasi na kudhoofisha uaminifu.⁵

Mpango ambao haujawahi kujaribiwa ni kubahatisha. CDC inaziita orodha za mawasiliano kuwa sehemu muhimu zaidi ya mpango, inapendekeza kuzihakiki na kuwapa wasemaji mafunzo ya kujikumbusha kama sehemu ya zoezi la mezani la kila mwaka, na inashauri kupanga mapitio ya mpango mzima, kwa kawaida mara moja kwa mwaka.⁴ WHO inapendekeza kwamba watu wanaofanya kazi ya mawasiliano ya hatari wakati wa dharura waandaliwe na kupewa mafunzo mara kwa mara, kwa kuzingatia uratibu.²

Dharura inapomalizika, awamu ya utatuzi ya CERC inakutaka uandike mafunzo yaliyopatikana na utathmini na kurekebisha mipango yako.¹ Katika utendaji wetu wenyewe, tunapendekeza kikao cha tathmini cha saa moja ndani ya wiki mbili: kipi kilifanya kazi, kipi kilichelewa, na violezo vipi vibadilishwe kabla ya wakati ujao.

• Mpango umeidhinishwa na uongozi wa juu
• Timu ya dharura imetajwa, pamoja na manaibu na namba za nje ya saa za kazi
• Uidhinishaji wa watu watatu umekubaliwa, ikiwemo usiku
• Wasemaji waliopata mafunzo kwa matukio tofauti
• Violezo vya taarifa ya awali vimeidhinishwa mapema
• Orodha za mawasiliano za vyombo vya habari, washirika, mamlaka na wafanyakazi zimehakikiwa
• Ufuatiliaji umeandaliwa na machapisho yaliyopangwa ni rahisi kusitishwa
• Zoezi na mapitio ya kila mwaka yamewekwa kwenye kalenda