Ramani ya wadau kwa mawasiliano: nani anahitaji kusikia nini

Taasisi nyingi zina watu wengi wa kuwafikia kuliko muda wa kuwafikia. Wizara, halmashauri ya wilaya, mfadhili, mashirika yasiyo ya kiserikali (NGO) washirika, waandishi wa habari, viongozi wa jamii, wafanyakazi na watu ambao programu inawahudumia wote wana maslahi, lakini si wote wanaohitaji ujumbe ule ule, kwa wakati ule ule, kupitia njia ile ile.

Kuchora ramani ya wadau ndiyo hatua inayoyaweka maamuzi hayo wazi. Ni aina ya uchambuzi wa wadau kwa ajili ya mawasiliano: unaorodhesha walio muhimu, unaeleza kiasi wanachoweza kuathiri kazi yako na kiasi wanachoijali, na unaamua kila kundi linahitaji nini kutoka kwako. UK Government Communication Service inaeleza hili kwa urahisi katika mwongozo wake wa kupanga kampeni: kuielewa hadhira yako ni jambo la msingi kwa kampeni yenye ufanisi.¹

Anza kwa upana. Humanitarian Innovation Guide, inayoendeshwa na Elrha, inawagawa wadau katika aina tatu: wadau wa msingi, ambao wanaathiriwa moja kwa moja na mradi au wana ushawishi wa moja kwa moja juu yake; wadau wa pili, ambao hawaathiriwi moja kwa moja na hawana ushawishi wa moja kwa moja; na wadau muhimu, ambao wanaweza kuwa wa msingi au wa pili lakini wanaweza kuathiri kwa kiasi kikubwa matokeo au kuathiriwa nayo.²

Fikiri zaidi ya walio wazi. Mwongozo wa kampeni wa Uingereza unapendekeza kuzingatia aina tofauti za hadhira, wakiwemo washawishi, watumiaji na walinzi wa milango (gatekeepers).¹ Katika programu ya maendeleo, walinzi wa milango wanaweza kuwa viongozi wa eneo ambao ridhaa yao inahitajika kabla mtu mwingine yeyote hajashiriki. Katika utendaji wetu wenyewe, tunaorodhesha pia wadau wa ndani, kwa sababu timu ya nyanjani isiyozijua jumbe kuu haiwezi kuzirudia.

Jedwali la mamlaka na maslahi ndicho chombo kinachotumiwa zaidi katika kuchora ramani ya wadau. Ni jedwali la mbili kwa mbili linalomweka kila mdau kulingana na mamlaka yake ya kuathiri mabadiliko unayoyafanyia kazi na maslahi yake katika mabadiliko hayo.³ Elrha inabainisha kwamba wadau wenye mamlaka makubwa na maslahi makubwa lazima washughulikiwe kwa karibu, na kwamba mbinu sahihi inategemea iwapo ni wapinzani, hawaegemei upande wowote au ni watetezi hai.³

Elrha pia inapendekeza kutaja watu mahususi badala ya taasisi nzima, na kuzingatia mamlaka yasiyo rasmi pamoja na yale rasmi, kwa kuwa mamlaka yasiyo rasmi mara nyingi ndiyo ufunguo wa mabadiliko.³ Mshauri wa katibu mkuu wa wizara au kiongozi wa dini anayeheshimika anaweza kuwa na umuhimu mkubwa kuliko cheo chake kinavyoashiria. Zoezi hili hufanya kazi vizuri zaidi kama warsha ya kikundi, na Elrha inakadiria kwamba huchukua dakika 30 hadi 90.³

• Mamlaka makubwa, maslahi makubwa: washirikishe kwa karibu na mapema, kwa taarifa maalum zilizoandaliwa kwa ajili yao.
• Mamlaka makubwa, maslahi madogo: waridhishe kwa taarifa fupi zinazowahusu.
• Mamlaka madogo, maslahi makubwa: wajulishe na uwashirikishe; mara nyingi wao ndio wabebaji bora wa ujumbe wako.
• Mamlaka madogo, maslahi madogo: fuatilia, na tuma taarifa za jumla.

Jedwali la mamlaka na maslahi halionyeshi iwapo mdau anakubaliana nawe. Programu ya Research and Policy in Development (RAPID) ya ODI ilibuni Alignment, Interest and Influence Matrix (AIIM) kwa sababu hiyo hasa.⁴ Jedwali hili linawapanga wahusika kwa mwelekeo, yaani iwapo wanakubaliana na mbinu na malengo yako, na kwa maslahi, yaani iwapo wanatoa muda na fedha kwa suala hilo, wanahudhuria matukio au wanalizungumzia hadharani.⁴ Kisha wahusika wenye ushawishi huwekewa alama, pamoja na wale ambao timu yako ina uhusiano wa moja kwa moja nao.⁴

Outcome Mapping Learning Community inatoa mifano yenye manufaa: mdau mwenye mwelekeo unaolingana sana na wako lakini maslahi madogo anaweza kuwa na lengo sawa na lako lakini akashindwa kutoa rasilimali, ilhali mdau mwenye mwelekeo tofauti na maslahi makubwa anaweza kuwa kikundi cha ushawishi kinachofadhili kazi yenye lengo linalopingana na lako.⁵ Mwongozo unapendekeza kuelekeza juhudi kwa wahusika ambao wana ushawishi na pia wanafikika, na kuwafuatilia wahusika wenye ushawishi ambao ni vigumu kuwafikia.⁴

Ubora wa ramani ya wadau unategemea maarifa yaliyo nyuma yake. Mwongozo wa AIIM unashauri kuwaweka wahusika kwa msingi wa ushahidi wa tabia zao, kauli zao na taratibu zao, na kuthibitisha maoni haraka iwezekanavyo.⁴ Ikiwa hakuna ushahidi wa kutosha, mweke mhusika nje ya jedwali kama ukumbusho wa kutafuta taarifa zaidi.⁴

Waalike watu wanaojua sehemu tofauti za mazingira: wafanyakazi wa programu, washirika, maafisa uhusiano na serikali na wahamasishaji wa jamii. ODI inapendekeza kutumia vikaratasi vinavyonata kwenye karatasi kubwa za chati ili wahusika waweze kuhamishwa wakati wa majadiliano, na kuigawa taasisi katika timu au watu binafsi ikiwa washiriki hawakubaliani kuhusu msimamo wake.⁴ Kwa uchambuzi wa hadhira, mwongozo wa Uingereza unapendekeza kutumia utafiti wako mwenyewe, data kutoka sehemu nyingine za serikali au taarifa zinazopatikana kwa umma.¹

Ramani si lengo; maamuzi ndiyo lengo. Kwa kila kundi la kipaumbele, andika kile unachotaka walijue, wahisi au wafanye, jumbe moja au mbili zilizo muhimu zaidi kwao, mbebaji wa ujumbe na njia bora zaidi, na wakati wanaohitaji kuusikia. Mwongozo wa ODI unazihimiza timu kueleza badiliko mahususi la tabia wanalotarajia kuliona katika njia ya kila mhusika.⁴

Makundi tofauti yanahitaji maudhui tofauti. Digital.gov inashauri kutenganisha maudhui ya hadhira tofauti, kwa sababu kuchanganya nyenzo za makundi kadhaa kunaweza kuwachanganya wasomaji.⁶ Waziri anaweza kuhitaji muhtasari wa sera wa kurasa mbili, timu ya wilaya video fupi kwa Kinyarwanda na mfadhili muhtasari wa matokeo, vyote vikijengwa kutokana na jumbe kuu zile zile.

Misimamo hubadilika. Waziri mpya, uchaguzi, uamuzi wa ufadhili au habari moja inaweza kumhamisha mdau kutoka kona moja ya jedwali hadi nyingine. Elrha inasisitiza kwamba uchambuzi wa wadau haupaswi kuwa zoezi tuli na unapaswa kurejewa mara kwa mara.² ODI inapendekeza kuandaa jedwali la ufuatiliaji wakati wa mikutano ya mapitio au tathmini za baada ya utekelezaji, jambo ambalo linaweza pia kufichua makosa katika uchambuzi wa awali au ushahidi usioaminika.⁴ Weka mapitio katika mipango yako ya kila robo mwaka na usasishe mpango wako wa mawasiliano ipasavyo.

• Orodha kamili ya wadau, wakiwemo wa ndani na walinzi wa milango
• Watu mahususi waliotajwa kwa majina pale inapowezekana, si taasisi tu
• Kila mdau amewekwa kwenye jedwali la mamlaka na maslahi
• Mwelekeo umebainishwa: mtetezi, asiyeegemea upande wowote au mpinzani
• Ushahidi umerekodiwa kwa kila nafasi aliyowekwa mdau
• Makundi ya kipaumbele yamechaguliwa, kila moja likiwa na ujumbe, mbebaji wa ujumbe na njia
• Maudhui yamerekebishwa kwa kila hadhira ya kipaumbele
• Tarehe imewekwa ya kuipitia ramani upya