Comment rédiger et concevoir une fiche synthèse d’une page

Une fiche synthèse est un document d’une seule page qui présente un projet, un programme, un produit ou une position assez rapidement pour être lu dans un couloir avant une réunion. Une fiche synthèse de projet résume généralement le problème, la réponse apportée, les résultats obtenus à ce jour et ce que le lecteur peut faire ensuite. Une fiche d’information s’appuie davantage sur les données et s’adresse souvent à un public plus large ou aux journalistes.

Les deux formats fonctionnent pour la même raison : le lecteur dispose de très peu de temps. Ministres, bailleurs de fonds et organisations partenaires reçoivent de nombreux documents. La fiche synthèse est souvent le seul qu’ils lisent en entier ; elle doit donc se suffire à elle-même, sans avoir besoin du rapport annuel pour être comprise.

Avant d’ouvrir un logiciel de conception graphique, écrivez deux phrases : qui va lire ce document, et que voulez-vous que ces lecteurs fassent ensuite ? Une fiche synthèse préparée pour la visite d’un bailleur de fonds et une autre destinée à des responsables communautaires peuvent porter sur le même projet, mais elles appellent des mots, des chiffres et des images différents.

Commencez ensuite par votre conclusion. Le Nielsen Norman Group a constaté que la plupart des internautes parcourent les pages en diagonale au lieu de les lire : dans son étude, 79 % des utilisateurs testés survolaient systématiquement toute nouvelle page et 16 % seulement la lisaient mot à mot.¹ Il recommande d’utiliser des intertitres explicites, des listes à puces, une idée par paragraphe et le style de la pyramide inversée, qui commence par la conclusion.¹ Les lecteurs d’une fiche synthèse imprimée ou en PDF se comportent à peu près de la même façon : la phrase d’ouverture doit donc porter le message, même s’ils ne lisent rien d’autre.

La plupart des bonnes fiches synthèse suivent une structure prévisible. Les lecteurs trouvent plus vite ce qu’ils cherchent lorsque l’ordre leur est familier : considérez donc la liste ci-dessous comme un modèle de fiche synthèse de projet, et adaptez-la au lieu de tout réinventer à chaque fois. Chaque rubrique n’a pas forcément besoin d’un intertitre, mais chacune doit être facile à repérer.

Rédigez en langage clair. Le Style Manual du gouvernement australien recommande des phrases d’environ 15 mots en moyenne, des mots courants plutôt que du jargon et des sigles, et de placer les informations les plus importantes en premier, car les lecteurs ne vont pas toujours jusqu’au bout du texte.² Il préconise également des intertitres courts, de 70 caractères au maximum, dont les mots clés figurent en tête, des listes à puces pour les éléments apparentés et des listes numérotées pour les étapes.²

• Titre : le message principal sous forme d’affirmation complète, et non le nom du projet
• Résumé : deux ou trois phrases qu’un lecteur pourrait répéter à un collègue
• Le problème : pourquoi il est important, avec un chiffre clé
• Notre action : la réponse apportée, en trois ou quatre points courts
• Résultats : ce qui a changé, avec la source et la date de chaque chiffre
• La demande : la décision, le financement ou le partenariat que vous sollicitez
• Contact : une personne nommément désignée, une adresse électronique et un lien vers des informations plus détaillées

Un chiffre fort, expliqué en une phrase, en dit plus qu’un tableau surchargé. Retenez les deux ou trois chiffres qui prouvent ce qu’affirme votre titre, arrondissez-les judicieusement et indiquez leur source ainsi que la date à laquelle ils ont été mesurés. Un chiffre sans source fait naître le doute précisément chez les lecteurs que vous tenez le plus à convaincre.

Si un graphique est utile, choisissez-le en fonction de ce que vous voulez démontrer. Le Visual Vocabulary du Financial Times, conçu pour aider graphistes et journalistes à choisir le bon graphique, classe les types de graphiques selon la relation qu’ils mettent en évidence, notamment l’évolution dans le temps, le classement, la relation entre les parties et le tout, l’ordre de grandeur et la distribution.³ Une fiche synthèse a rarement besoin de plus d’un graphique. Donnez-lui un titre qui énonce le constat, étiquetez directement les données et supprimez tout ce qui n’aide pas le lecteur à le comprendre.

Une bonne conception de fiche synthèse est avant tout une affaire de hiérarchie. Le titre doit être le texte le plus grand de la page, les intertitres nettement plus petits et le corps du texte agréable à lire. Utilisez une grille simple, des marges généreuses et des espaces blancs entre les rubriques pour guider le regard. Limitez-vous à une ou deux polices de caractères et aux couleurs principales de l’identité visuelle de votre organisation.

Planifiez l’ordre de lecture avec autant de soin que l’apparence. Les recommandations de GOV.UK mettent en garde contre les mises en page qui juxtaposent des contenus dans un ordre déroutant, par exemple la section 4 à côté de la section 1, car les personnes qui utilisent des technologies d’assistance doivent pouvoir suivre le contenu de façon logique.⁴ Dans notre propre pratique, nous esquissons d’abord la page sur papier, en numérotant les blocs dans l’ordre où nous voulons qu’ils soient lus, avant de commencer tout travail de conception.

De nombreuses fiches synthèse circulent en PDF et sont lues sur téléphone : l’accessibilité y compte donc autant que sur un site web. Les Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG) fixent un rapport de contraste minimal de 4,5:1 pour le texte normal et de 3:1 pour le texte de grande taille, c’est-à-dire d’au moins 18 points, ou 14 points en gras.⁵ Un texte gris pâle sur fond blanc ou un texte blanc sur des couleurs de marque claires échoue souvent à ce test.

Le site GOV.UK recommande d’utiliser de véritables styles de titre plutôt que du texte en gras, de doter les images et les graphiques d’un texte alternatif ou de reprendre la même information dans le corps du texte, de vérifier le contraste des couleurs et de ne jamais recourir à la seule couleur ou à la seule forme pour transmettre une information.⁴ Il souligne aussi que le HTML est le format le plus accessible pour publier des documents.⁴ Dans la mesure du possible, publiez le contenu sous forme de page web en plus du PDF téléchargeable, et donnez au fichier un titre explicite.

Montrez la version provisoire à une personne qui ne connaît pas le projet et laissez-lui trente secondes. Demandez-lui ensuite de quoi parle la page et ce que celle-ci attend de son lecteur. Si elle ne sait pas répondre, c’est le titre ou la mise en page qu’il faut retravailler ; ajouter du contenu n’y changera rien.

Imprimez un exemplaire en noir et blanc pour vérifier que les graphiques et les éléments mis en valeur restent compréhensibles sans couleur, et lisez la fiche sur un écran de téléphone. Datez chaque version et mettez les chiffres à jour lorsqu’ils évoluent. Une fiche d’information périmée, oubliée sur le bureau d’un partenaire, peut entamer la confiance accordée à un travail par ailleurs solide.

• Lecteur et action attendue définis par écrit avant tout
• Titre qui énonce le message principal
• Deux ou trois chiffres clés, chacun avec sa source et sa date
• Un seul graphique au maximum, dont le titre énonce le constat
• Une demande claire et une personne de contact nommément désignée
• Hiérarchie des titres claire et ordre de lecture logique
• Contraste du texte d’au moins 4,5:1, aucune information transmise uniquement par la couleur
• Vérification en noir et blanc et sur téléphone