Habillage et signalétique d’événement : kakémonos, fonds de scène et écrans

L’habillage d’un événement regroupe tout ce que voit un participant et qui porte votre nom et votre message : la banderole d’accueil à l’entrée, les panneaux directionnels, le fond de scène, le panneau du pupitre, les écrans et les badges. Il est tentant de n’y voir qu’une décoration. En pratique, il remplit trois fonctions.

D’abord, il aide le public à s’orienter : accueil, salle plénière, salles des ateliers, salle de prière, toilettes, sorties. Ensuite, il indique à tous, y compris aux médias, qui organise et pourquoi l’événement est important. Enfin, il sert de cadre aux photographies et aux vidéos qui représenteront l’événement bien après sa fin. Un intervenant filmé devant un fond de scène clair et bien éclairé devient, pendant des mois, l’image de votre événement dans l’actualité et sur les réseaux sociaux.

Avant que quiconque n’ouvre un logiciel de mise en page, parcourez le lieu ou étudiez son plan. Repérez les endroits où le public arrive, fait la queue, change de direction, et ceux vers lesquels les caméras seront braquées. Chacun de ces points nécessite un panneau, et chaque panneau nécessite une distance de lecture, une hauteur et un message de quelques mots.

Transformez ensuite cette visite en une liste précisant les quantités, les dimensions, les matériaux et la personne chargée d’installer chaque support. Elle devient votre liste de contrôle de la signalétique, et elle évite l’erreur classique qui consiste à concevoir un magnifique kakémono en oubliant les flèches vers les salles des ateliers. Communiquez-la tôt au lieu d’accueil, car beaucoup de lieux imposent des règles sur ce qui peut être fixé aux murs, aux piliers et aux vitres.

La plupart des kakémonos échouent parce qu’ils sont conçus sur un écran d’ordinateur portable, à bout de bras, puis lus de l’autre côté d’un hall bondé. Les ADA Accessibility Guidelines, publiées par l’US Access Board, fournissent un repère utile. Pour les panneaux dont le texte est placé entre 1 780 mm et 3 050 mm au-dessus du sol et lu à moins de 4 570 mm, les caractères doivent mesurer au moins 51 mm de haut ; au-dessus de 3 050 mm et pour une lecture à moins de 6 400 mm, au moins 75 mm.¹ Pour des distances de lecture plus grandes, ces normes ajoutent 3,2 mm de hauteur de caractère pour chaque tranche de 305 mm de distance supplémentaire, soit environ un centimètre par mètre.¹

Les mêmes normes demandent des caractères de forme classique, ni italiques, ni cursifs, ni très décoratifs, ainsi qu’une finition antireflet.¹ Pour un kakémono, cela signifie un titre court, votre logo et, tout au plus, une adresse Web ou un mot-dièse. Placez le message clé dans la partie haute, car les tables, les personnes et les plantes masquent généralement le bas.

La conception d’un fond de scène est en réalité une conception pour la caméra. Les photographes et les équipes vidéo cadrent les intervenants à partir de la poitrine : les logos et le nom de l’événement doivent donc se trouver à hauteur de tête derrière le pupitre et la table du panel, et pas seulement tout en haut d’une large scène. Un matériau mat évite les points chauds dus à l’éclairage de scène, et c’est pour la même raison que les ADA Guidelines exigent une finition antireflet sur les panneaux.¹

Si l’événement est financé par un bailleur, vérifiez les règles avant l’impression. Les orientations de l’Union européenne pour les actions extérieures précisent que les supports présentés lors d’événements, comme les banderoles et les affiches, doivent respecter ses exigences de visibilité ; sur une banderole, l’emblème de l’UE et la mention de financement doivent figurer à l’endroit où ils seront le plus visibles.² Lorsque d’autres logos apparaissent, l’emblème de l’UE doit être affiché de manière au moins aussi visible qu’eux et avoir au moins la taille du plus grand d’entre eux, et l’emblème et la mention de financement ne doivent pas être séparés.²

C’est le contraste qui rend un panneau lisible dans une salle sombre ou en plein soleil lors d’un lancement en extérieur. Les ADA Guidelines demandent des caractères clairs sur fond foncé ou des caractères foncés sur fond clair.¹ Pour les écrans, les Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG) fixent un rapport de contraste minimum de 4,5:1 pour le texte et de 3:1 pour le texte de grande taille, défini comme un texte d’au moins 18 points, ou de 14 points en gras.³

Ces seuils aident les personnes malvoyantes et, comme ils reposent sur la différence entre clair et foncé plutôt que sur la teinte, ils aident aussi les personnes ayant une déficience de la vision des couleurs.³ Le texte qui fait partie d’un logo n’est soumis à aucune exigence de contraste : votre logo peut donc rester tel quel, mais le nom de l’événement et les indications qui l’entourent doivent respecter la norme.³ À notre avis, les mêmes rapports constituent aussi un objectif raisonnable pour les panneaux imprimés.

Les écrans font désormais partie de l’habillage d’un événement : diapositives d’attente entre les séances, diapositives au nom des intervenants, boucles des parrains et panneaux directionnels numériques. Demandez au lieu la résolution et le format exacts de chaque écran. La plupart des écrans de projection et des écrans LED sont larges, et dans PowerPoint, le format grand écran 16:9 est le format par défaut des nouvelles présentations.⁴ Créez un modèle simple à ce format pour chaque intervenant, avec le nom de l’événement, une zone de sécurité pour le contenu et vos règles de contraste déjà appliquées.

Sur les écrans, gardez des textes courts, en grands caractères et sur un fond uni. Évitez de placer des mots importants tout en bas d’une diapositive, où les têtes des spectateurs des premiers rangs les masqueront. Si l’événement est enregistré ou diffusé en direct, vérifiez le rendu des diapositives à la caméra, et pas seulement dans la salle.

L’habillage d’un événement peut générer beaucoup de déchets. Le Sustainable Events Guide publié par le PNUE et l’ICLEI recommande de réduire au minimum les supports imprimés au profit de la communication électronique avant et après un événement.⁵ Il cite l’exemple d’une grande conférence qui a réutilisé 5 % de ses panneaux de l’année précédente et jugé 37 % des nouveaux panneaux réutilisables pour de futurs événements.⁵

Vous pouvez concevoir en vue de la réutilisation dès le départ. N’inscrivez ni dates, ni noms de lieux, ni titres de séances sur vos principaux kakémonos et fonds de scène : placez-les sur des supports plus petits et moins coûteux, ou sur les écrans. Choisissez des matériaux durables pour tout ce qui est générique, rangez soigneusement les kakémonos et conservez les fichiers prêts à imprimer sous un nom de version clair, afin que l’événement suivant ne réimprime que ce qui a changé.

• Lieu parcouru et chaque emplacement de panneau repéré sur le plan
• Distance de lecture et hauteur fixées pour chaque panneau
• Typographie simple et très contrastée, avec un seul message court par panneau
• Logos à hauteur de tête derrière les intervenants, sur un fond de scène mat
• Règles des bailleurs sur les logos vérifiées et validées avant l’impression
• Résolution des écrans confirmée et modèle 16:9 transmis aux intervenants
• Ni dates ni noms de lieux sur les supports réutilisables
• Fichiers d’impression conservés sous des noms de version clairs