Briefer un photographe : ce qu’il faut envoyer avant la séance

Un photographe ne peut livrer que ce dont il sait que vous avez besoin. Un bon cahier des charges photo est court, généralement une ou deux pages, et répond aux questions que le photographe poserait sinon le jour même : à quoi serviront les images, qui doit y figurer, de quels fichiers vous avez besoin et ce que vous avez le droit d’en faire.

Ce guide porte sur le cahier des charges photo lui-même. Si vous préparez une campagne plus large ou un film, commencez par un cahier des charges créatif qui fixe l’objectif, le public et le message, et joignez-y le cahier des charges photo. Pour les conférences et les sommets, une liste de plans spécifique à l’événement est plus efficace qu’un cahier des charges général.

Indiquez précisément au photographe où les images paraîtront : couverture de rapport, bannière de site Web, réseaux sociaux, rapport aux bailleurs de fonds, dossier de presse ou tirages d’exposition. Chaque usage change la prise de vue. Une bannière de site Web exige un cadre large et horizontal avec de l’espace pour du texte, les réseaux sociaux privilégient souvent les formats verticaux ou carrés, et une couverture de rapport doit laisser de la place pour un titre et un logo. Classez les usages par ordre d’importance.

Partagez ensuite quelques images de référence qui montrent l’ambiance souhaitée, et une ou deux qui montrent ce que vous voulez éviter. Décrivez le ton en termes simples : lumière naturelle, personnes au travail plutôt que posant, assez près pour voir les visages et les mains. Joignez votre charte graphique si les couleurs, les tenues ou les logos ont de l’importance.

C’est la partie que les cahiers des charges oublient le plus souvent. Payer une séance ne signifie pas automatiquement que vous êtes propriétaire des photographies. Les recommandations du gouvernement britannique expliquent que, pour une œuvre commandée, le premier titulaire du droit d’auteur est généralement la personne qui l’a créée, et non le commanditaire, sauf accord contraire écrit entre les parties.¹ Sans contrat clair, le commanditaire peut n’obtenir qu’une licence non exclusive limitée.¹ Le droit d’auteur varie d’un pays à l’autre, alors vérifiez la situation là où vous travaillez, mais la leçon vaut partout : mettez-le par écrit.

La propriété peut être cédée, ou les parties peuvent convenir de licences qui permettent d’utiliser l’œuvre sans en changer le propriétaire.¹ Dans le cahier des charges, précisez les usages dont vous avez besoin aujourd’hui et ceux que vous pouvez prévoir, comme les rapports de partenaires, la presse, la publicité ou le partage avec les bailleurs de fonds, ainsi que leur durée. Demandez au photographe comment il souhaite être crédité.

La liste de plans transforme vos besoins en plan d’action. Regroupez-la par type et marquez chaque élément comme indispensable ou souhaitable, pour que le photographe sache ce qu’il doit préserver si le temps vient à manquer. Restez réaliste : une liste de cinquante éléments indispensables pour une demi-journée de prise de vue n’apprend rien au photographe sur vos priorités. Une liste type pour une visite de programme couvre six catégories d’images :

Ajoutez le nom, la fonction et le numéro de téléphone de toutes les personnes que le photographe doit trouver, avec une photo si elles sont difficiles à reconnaître, ainsi que le déroulé de la journée avec horaires et lieux. Si une personnalité de haut niveau ou un représentant d’un partenaire doit figurer sur les images, indiquez-le clairement et précisez quand cette personne sera disponible, car ces moments sont souvent les plus brefs de la journée.

• Images phares : deux ou trois photos fortes qui pourraient porter une couverture ou une bannière.
• Personnes au travail : personnel, partenaires et participants en pleine activité, et non posant à côté.
• Portraits : personnes nommément identifiées, avec leur fonction et la confirmation de leur accord.
• Détails : mains, outils, produits et documents qui expliquent le travail en gros plan.
• Contexte : plans larges du lieu, de la communauté ou du site.
• Visibilité : signalétique ou articles aux couleurs des partenaires que ceux-ci exigent de montrer.

Indiquez combien d’images retouchées vous attendez, dans quel délai et sous quelle forme : fichiers haute résolution pour l’impression, fichiers plus légers pour le Web, et si vous souhaitez ou non recevoir les fichiers bruts non retouchés. Précisez les orientations et les recadrages dont vous savez déjà avoir besoin, et convenez du mode de partage des fichiers.

Demandez que les légendes et les métadonnées soient intégrées à chaque fichier. La norme de métadonnées photo IPTC comporte des champs pour la légende, le créateur, la mention de crédit, l’avis de droit d’auteur, la date de création et le lieu.² Elle comporte aussi un champ Model Release Status qui indique si des autorisations sont disponibles pour les personnes représentées et si elles limitent l’utilisation.² Lorsque ces champs sont remplis à la livraison, toute personne qui utilise l’image par la suite peut savoir qui l’a prise, ce qu’elle montre et comment elle peut être utilisée.

Désignez dans le cahier des charges la personne responsable du consentement. Les lignes directrices de Bond sur les contenus éthiques recommandent de déterminer, dès la planification, qui animera le processus de consentement éclairé auprès des contributeurs.³ Ceux-ci doivent être informés de la manière dont le contenu sera diffusé et des supports utilisés, de la durée de sa conservation et de leur droit de retirer à tout moment leur consentement à toute utilisation ultérieure.³ Ces lignes directrices s’appliquent à toutes les personnes derrière l’objectif, y compris les prestataires indépendants.³

Si des enfants sont susceptibles d’être photographiés, indiquez-le dans le cahier des charges. L’UNICEF demande l’autorisation de l’enfant et de son tuteur, par écrit si possible, et la vérification que montrer le domicile, la communauté ou la localisation générale d’un enfant ne le mettra pas en danger.⁴ Bond ajoute qu’aucun membre de l’équipe de production ne doit rester seul avec un enfant.³ Désignez le membre du personnel qui accompagnera le photographe.

Donnez au photographe les informations pratiques : adresses et temps de trajet, contact sur place, code vestimentaire, règles de sécurité et lieux où la photographie est interdite. Si vous photographiez dans des lieux publics au Rwanda, vérifiez si une autorisation est nécessaire. La plateforme rwandaise Irembo décrit une autorisation de prise de vues photo et vidéo, délivrée par le ministère de la Jeunesse, qui permet aux sociétés de production et aux particuliers de tourner dans l’espace public pour des documentaires et des films de fiction, et précise qu’elle ne dispense pas les équipes des formalités exigées sur place par les autorités locales.⁵

Enfin, organisez un court appel pour passer en revue le cahier des charges avant la séance. Dans notre propre pratique, quelques minutes de questions la veille font gagner bien plus de temps sur le terrain, et c’est le moment de convenir de qui sélectionnera et validera les images finales.

• Principaux usages classés par ordre d’importance
• Images de référence pour l’ambiance, et exemples à éviter
• Droits d’utilisation, durée et crédit convenus par écrit
• Liste de plans avec éléments indispensables ou souhaitables
• Noms, fonctions et coordonnées des personnes clés
• Formats de fichiers, quantités et délai fixés
• Légendes et métadonnées IPTC demandées
• Responsable du consentement, référent protection et autorisations confirmés