Organiser une conférence de presse qui attire les journalistes

Avant de chercher comment organiser une conférence de presse, demandez-vous s’il faut en tenir une. Le Community Tool Box de l’Université du Kansas décrit la conférence de presse comme un outil destiné à créer de l’actualité, et définit une véritable information (hard news) comme une nouvelle actuelle, importante, marquante et pertinente.¹ Si votre annonce ne passe pas ce test, les journalistes le remarqueront, et ils risquent d’être moins prompts à venir la fois suivante.

Le même guide présente les communiqués de presse, les interviews et les contacts informels avec les médias comme d’excellents moyens de faire passer un message, et considère la conférence de presse comme une technique complémentaire, réservée aux occasions particulières et à ne pas organiser trop souvent.¹ Une nouvelle enquête nationale, un accord de financement majeur ou une réponse à une crise peuvent la justifier. Un atelier ordinaire, en général, non.

Commencez à planifier au moins une à deux semaines avant la date.² Le Community Tool Box indique que les mardis, mercredis et jeudis sont les jours les plus favorables, avec un début entre 10 h et 11 h.¹ Ce conseil vient d’un contexte américain : vérifiez donc les heures de bouclage des rédactions que vous visez, y compris les journaux de la radio et de la télévision du soir, et évitez les conflits avec de grands événements nationaux. Pour une actualité urgente, le guide précise qu’il suffit de téléphoner à la presse quelques heures à l’avance.¹

Choisissez un lieu facile d’accès et doté d’un stationnement suffisant.² Optez pour un site visuellement intéressant et en lien avec votre sujet, et disposez des supports visuels, comme des graphiques ou des affiches, derrière la table des intervenants.¹ Vérifiez l’essentiel la veille : l’alimentation électrique pour les caméras, une prise de son propre, une connexion Internet fiable et un espace calme pour les interviews individuelles après la conférence.

Un avis aux médias est une courte invitation qui indique aux rédactions ce qui se passe, qui prendra la parole, où et quand, sans dévoiler l’information elle-même. Le Community Tool Box décrit l’avis aux médias comme un document semblable au communiqué de presse, et recommande de l’envoyer environ une semaine à l’avance.¹ Laissez-lui trois jours pour arriver, puis commencez les relances téléphoniques auprès des principaux médias, et relancez une seconde fois le matin de la conférence de presse.²

Le contact personnel compte plus que le volume. Un bref appel au rédacteur en chef ou au journaliste qui couvre votre sujet vaut mieux qu’une longue liste de diffusion. Si vous devez seulement expliquer une question complexe à quelques journalistes spécialisés, un point de presse plus restreint peut être plus efficace qu’une conférence de presse en bonne et due forme.

Choisissez peu d’intervenants, et choisissez-les bien. Le Community Tool Box recommande de sélectionner et de former des participants compétents et qui s’expriment avec aisance, et de trouver un modérateur rompu aux relations avec la presse et au sujet traité.² Chaque intervenant ne devrait pas parler plus de trois à cinq minutes, en développant trois à cinq points clés, et la partie formelle de la conférence devrait se terminer au bout de 45 minutes environ.¹

Le témoignage direct de personnes concernées par le sujet peut être fort et convaincant.¹ Si vous invitez des membres de la communauté à prendre la parole, préparez-les avec soin, expliquez-leur comment les médias utiliseront leurs propos et leur image, et respectez leur droit de refuser. Répétez à l’avance les réponses aux questions difficiles. Le conseil du guide est simple : dites toujours la vérité et, si vous ne connaissez pas la réponse à une question, dites-le.¹

Un dossier de presse donne aux journalistes ce dont ils ont besoin pour écrire avec exactitude une fois sortis de la salle. Le Community Tool Box suggère d’y inclure la liste des participants, un communiqué de presse exposant votre position, des informations de contexte sur le sujet, des photographies et de courtes biographies des intervenants.² Les recommandations du Utah Department of Health and Human Services y ajoutent l’ordre du jour, la liste des intervenants et les déclarations préparées.³

Aujourd’hui, la plupart des journalistes souhaitent recevoir le dossier sous forme numérique autant que sur papier. Dans notre propre pratique, nous préparons un lien unique à partager qui réunit le communiqué de presse, des photographies haute résolution légendées, de courts extraits vidéo ainsi que les noms et fonctions des intervenants correctement orthographiés, et nous vérifions que chaque image dispose du consentement et des crédits nécessaires.

De nombreuses conférences de presse sont désormais diffusées en direct. Les Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG) exigent, au niveau AA, des sous-titres pour tout contenu audio en direct dans les médias synchronisés, et le W3C explique que cette exigence visait notamment les diffusions telles que la webémission en direct d’un organe de presse.⁴ Les sous-titres en direct sont généralement produits par des sous-titreurs professionnels en temps réel, parfois appelés prestataires CART, qui travaillent sur place ou à distance, et un enregistrement mis en ligne nécessitera probablement de légères corrections pour être exact.⁵

La langue des signes est la langue maternelle de nombreuses personnes sourdes, et certaines voudront disposer à la fois de la langue des signes et des sous-titres.⁶ Si vous faites appel à un interprète, placez-le là où les caméras peuvent le filmer : le public doit voir tous ses mouvements et ses expressions faciales.⁶ Indiquez à l’avance aux équipes de tournage où se tiendra l’interprète.

Votre travail ne s’arrête pas quand la salle se vide. Les recommandations de l’Utah conseillent de relancer les journalistes qui n’ont pas pu venir et de publier les documents utiles sur les sites Web des organisations participantes.³ Le Community Tool Box suggère de remettre le communiqué et le dossier de presse aux médias qui n’ont envoyé personne.²

L’après-midi même, diffusez les photographies, un court extrait vidéo et les déclarations définitives. Rendez les intervenants disponibles pour des interviews de suivi, conservez une trace des retombées médiatiques et notez quels journalistes sont venus, afin que votre prochaine invitation parvienne aux personnes les plus susceptibles de relayer votre information.

• Test de l’actualité réussi : information actuelle, importante et pertinente
• Date et heure vérifiées au regard des heures de bouclage des rédactions
• Lieu accessible, avec stationnement, alimentation électrique et fond visuel
• Avis aux médias envoyé une semaine à l’avance et relancé par téléphone
• Quelques intervenants formés et un modérateur expérimenté
• Dossier de presse prêt sur papier et sous forme de lien numérique
• Sous-titrage en direct et interprétation en langue des signes prévus
• Documents de suivi envoyés le jour même